ຜູ້ວາງແຜນ ການຈັດກິດຈະກໍາແລະການ ປະຊຸມ ຄາດວ່າຈະປະກອບສ່ວນຫຼືຂຽນຈົດຫມາຍແລະເອກະສານທີ່ເຫມາະສົມສໍາລັບກອງປະຊຸມ, ການເດີນທາງທີ່ເຂົ້າໃຈແລະໂຄງການອື່ນໆທີ່ພວກເຂົາຈັດຕັ້ງ. ມັນບໍ່ໄດ້ເບິ່ງຄືວ່າມັນເປັນວຽກທີ່ສໍາຄັນ, ແຕ່ວ່າມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນບາງຢ່າງເພື່ອປະຕິບັດຕາມຫຼັກການເຊື້ອເຊີນທີ່ເຫມາະສົມແລະຫຼີກເວັ້ນລາຍລະອຽດທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບລູກຄ້າຂອງທ່ານ.
ນີ້ແມ່ນວິທີການ:
ສ້າງຫົວຂໍ້ເຫດການ. ກ່ອນທີ່ຈະຂຽນຈົດຫມາຍແລະອຸປະກອນການເຊື້ອເຊີນຢ່າງເປັນທາງການຜູ້ວາງແຜນຕ້ອງແນ່ໃຈວ່າພວກເຂົາມີຫົວຂໍ້ທີ່ຫນ້າສົນໃຈສໍາລັບໂຄງການ. ຄໍາຖາມຕໍ່ໄປນີ້ຈະຊ່ວຍໃຫ້ເລີ່ມຕົ້ນຂັ້ນຕອນການສະຫລອງ: ມັນເປັນກອງປະຊຸມດ້ານການສຶກສາ, ການ ສໍາມະນາ ຫຼືການເດີນທາງທີ່ມີແຮງຈູງໃຈບໍ? ມັນຖືກຈັດຂຶ້ນຢູ່ບ່ອນໃດ? ສິ່ງທີ່ເປັນເອກະລັກກ່ຽວກັບຈຸດຫມາຍປາຍທາງຫຼືສະຖານທີ່ນັ້ນ? ກໍານົດເວລາຍາກສໍາລັບເຫດການແມ່ນຫຍັງ? ບາງເປົ້າຫມາຍທີ່ຢູ່ເບື້ອງຫຼັງໂຄງການແມ່ນຫຍັງ? ເປັນຫຍັງນັກທ່ອງທ່ຽວຈຶ່ງຢາກເຂົ້າຮ່ວມ? ຄໍາຖາມເຫຼົ່ານີ້ຈະຊ່ວຍສ້າງຫົວຂໍ້ເຫດການທີ່ຍິ່ງໃຫຍ່.
ສ້າງການເຊື້ອເຊີນເອເລັກໂຕຣນິກ. ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກແລະເອກະສານທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບກິດຈະກໍາທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບບັນດາກິດຈະກໍາທີ່ສໍາຄັນໃນປັດຈຸບັນໄດ້ຖືກຍ້າຍໄປສູ່ ລະບົບການລົງທະບຽນອອນໄລນ໌ ເພາະວ່າປະລິມານການຈັດການເຫດການທີ່ສໍາຄັນທີ່ຕ້ອງໄດ້ຮັບໃນຂະບວນການ RSVP: ລາຍລະອຽດຂອງໂຄງການ, ກິດຈະກໍາກິດຈະກໍາແລະອື່ນໆ. ຫມາຍເຫດ: ກິດຈະກໍາທີ່ສັບສົນຫນ້ອຍອາດໃຊ້ຫນ້າເວັບດຽວຫຼືຮູບການອອກແບບຮູບພາບທີ່ສົ່ງໂດຍອີເມວເພື່ອສົ່ງຂໍ້ມູນລາຍລະອຽດແລະລາຍຊື່ຜູ່ຕິດຕໍ່ RSVP.
ສ້າງການເຊື້ອເຊີນພິມ. ອີງຕາມລັກສະນະຂອງໂຄງການຫລືເຫດການຂອງທ່ານ, ລະບຽບການເຊື້ອເຊີນອາດແນະນໍາວ່າທ່ານຄວນຂຽນລາຍລັກອັກສອນຈົດຫມາຍເຊື້ອເຊີນຢ່າງເປັນທາງການແລະບັນທຶກເພື່ອໃຫ້ບຸກຄົນທົ່ວໄປຮູ້ວ່າທ່ານມີຄຸນຄ່າແທ້ໆ. ນີ້ແມ່ນແຕກຕ່າງຈາກອຸປະກອນເຫດການ; ແທນທີ່ຈະພິຈາລະນາບັດປະກາດທີ່ງ່າຍໆທີ່ໃຫ້ຂໍ້ມູນທີ່ມີຄຸນຄ່າແກ່ແຂກຂອງທ່ານ, ລວມທັງຜູ້ເປັນເຈົ້າພາບແລະຫົວຂໍ້ຂອງຕົນ, ຫົວຂໍ້ຂອງເຫດການ, ວັນເວລາແລະ / ຫຼືເວລາ, ແລະຕິດຕໍ່ RSVP.
ຂຽນການເຊື້ອເຊີນທາງການຢ່າງເປັນທາງການ. ເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງການເຊື້ອເຊີນເອເລັກໂຕຣນິກ, ທ່ານຄວນສະເຫນີຂໍ້ມູນລະດັບສູງກ່ຽວກັບໂຄງການແລະເຫດການ. ສໍາລັບຕົວຢ່າງ, ຖ້ານີ້ແມ່ນການເດີນທາງທີ່ມີແຮງຈູງໃຈຫຼືກອງປະຊຸມຫຼາຍມື້, ທ່ານຈະຕ້ອງປະກອບມີດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້: ຈຸດຫມາຍປາຍທາງ, ໂຮງແຮມ / ກອງປະຊຸມໃຫຍ່, ຫົວຂໍ້ຕົ້ນຕໍ, ລໍາໂພງ (ລວມທັງຊີວະສາດ), ຕາຕະລາງ, ກິດຈະກໍາ, ການຂົນສົ່ງແລະລາຍລະອຽດ ກ່ຽວກັບການລົງທະບຽນ. ຕົວອັກສອນແລະອຸປະກອນການເຊື້ອເຊີນຄວນໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມມີເຫດຜົນທີ່ຈະເຂົ້າຮ່ວມແລະສະເຫມີປະກອບມີການໂທຫາການກະທໍາ.
ລະບຽບການເຊື້ອເຊີນເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍສະຫຼຸບໂດຍທົ່ວໄປ. ໃນເວລາທີ່ຂຽນຈົດຫມາຍເຊື້ອເຊີນຢ່າງເປັນທາງການແລະອຸປະກອນ, ມັນສະເຫມີໄປທີ່ປອດໄພທີ່ສຸດທີ່ຈະສົມມຸດວ່າບໍ່ມີໃຜໄດ້ໄປຫາສະຖານທີ່ບ່ອນທີ່ທ່ານເປັນເຈົ້າຂອງໂຄງການ. ນັ້ນຫມາຍຄວາມວ່າທ່ານຄວນຂຽນລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບຈຸດຫມາຍປາຍທາງແລະ / ຫຼືໂຮງແຮມ / ສະຖານທີ່ / ບ່ອນທີ່ບ່ອນທີ່ໂຄງການຖືກຈັດຂຶ້ນ. ຖ້າທ່ານກໍາລັງວາງແຜນເປັນເຫດການຫຼາຍມື້, ໃຫ້ຂໍ້ມູນນີ້ເປັນລະດັບສູງເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້, ແຕ່ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າມີຂໍ້ມູນພຽງພໍທີ່ຈະໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມມີຄວາມຮູ້ກ່ຽວກັບສະຖານທີ່ແລະວິທີທີ່ພວກເຂົາຄວນໃຊ້ເວລາທີ່ມີຢູ່ກັບທ່ານ.
ລະບຽບການເຊື້ອເຊີນຮຽກຮ້ອງໃຫ້ກໍານົດເວລາເຫດການ. ຖ້າທ່ານກໍາລັງວາງແຜນເປັນເຫດການຫຼາຍໆມື້ເຊັ່ນໂຄງການແຮງຈູງໃຈ, ເອກະສານເຊີນຄວນປະກອບມີລາຍລະອຽດຫຼາຍເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້ເພື່ອໃຫ້ລູກຄ້າສາມາດວາງແຜນທີ່ເຫມາະສົມກັບທ່ານ. ມັນຫມາຍຄວາມວ່າການເຊື້ອເຊີນຂອງທ່ານຄວນລະບຸວິທີການແລະເວລາທີ່ມາຮອດເວລາທີ່ພວກເຂົາຈະໄດ້ຮັບການເຂົ້າຮ່ວມ, ເວລາສໍາລັບກອງປະຊຸມແລະກິດຈະກໍາຕ່າງໆ (ແລະການເລືອກກິດຈະກໍາ), ຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບອາຫານແລະຂໍ້ມູນການເດີນທາງ.
ລະບຽບການເຊີນທີ່ຕ້ອງການຄໍາອະທິບາຍກິດຈະກໍາ. ໃນເວລາຂຽນຈົດຫມາຍແລະອຸປະກອນການເຊື້ອເຊີນຢ່າງເປັນທາງການ, ໃຫ້ສະຫຼຸບສັງລວມກ່ຽວກັບກິດຈະກໍາຕ່າງໆເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ແຂກທີ່ດີກວ່າກໍານົດສິ່ງທີ່ກົງກັບຄວາມສົນໃຈຂອງຕົນ. ໂຄງການ Golf ຂອງທ່ານແມ່ນກິດຈະກໍາ 1/2 ມື້ຫຼືເຕັມມື້? "ຊັ້ນ" ຂອງແມ່ນ້ໍາທີ່ລອຍຕົວແມ່ນຫຍັງ? ແມ່ນຫຍັງທີ່ສູງທີ່ທ່ານເປັນເຈົ້າພາບຈັດກິດຈະກໍາ, ແລະວິທີທີ່ສູງທີ່ໂຄງການລົດຖີບພູເຂົາຈະພາທ່ານໄປຢູ່ໃສ? ໄລຍະເວລາທີ່ຈະຮຽນຫ້ອງຮຽນແມ່ນຫຍັງແລະພວກເຂົາຈະຮຽນຮູ້ຫຍັງແດ່?
ລະບຽບການເຊື້ອເຊີນຮຽກຮ້ອງຂໍ້ມູນຂ່າວສານກ່ຽວກັບການຈັດການປະສານງານ. ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ, ສົມມຸດວ່າທ່ານກໍາລັງເປັນເຈົ້າພາບໃນໂຄງການຫຼາຍມື້, ບຸກຄົນທົ່ວໄປຕ້ອງໄດ້ລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບແຕ່ລະລາຍການຕໍ່ໄປນີ້:
- ການຈອງທ່ຽວບິນ
- ການລົງທະບຽນເຫດການ
- Room reservations
- Airport transfers
- Dress code
- ສະພາບອາກາດ
- ຂັ້ນຕອນການກວດສອບ
- ລາຍການທີ່ບໍ່ສາມາດຄືນເງິນໄດ້
- ຕິດຕໍ່ພະນັກງານເຈົ້າພາບ
ການພັດທະນາກອງປະຊຸມເຫດການສຸດທ້າຍ. ນີ້ຈະແຕກຕ່າງຈາກອຸປະກອນການເຊື້ອເຊີນໃນເບື້ອງຕົ້ນແຕ່ຄວນຈະຖືກສະຫນອງໃຫ້ແກ່ບຸກຄົນທົ່ວໄປທີ່ມາຮອດຫຼືກ່ອນເຂົ້າຮ່ວມກິດຈະກໍາ. ມັນຄວນປະກອບມີຊົ່ວໂມງໂດຍການຊົ່ວໂມງ (ມັນດີທີ່ຈະສົມທົບການຊົ່ວໂມງ) ພາບລວມຂອງສິ່ງທີ່ກໍານົດເວລາແລະບ່ອນໃດ. ຖ້າທ່ານມີເສັ້ນທາງການສຶກສາທີ່ມີກໍານົດເວລາດຽວກັນ, ມັນເປັນປະໂຫຍດທີ່ຈະສະແດງເສັ້ນທາງເຫຼົ່ານັ້ນຢູ່ໃນກຸ່ມດັ່ງນັ້ນຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຮູ້ວ່າຫົວຂໍ້ກໍານົດເວລາແລະບ່ອນໃດ.
ສ້າງຈົດຫມາຍຕ້ອນຮັບເຫດການ. ຜູ້ວາງແຜນຈໍານວນຫຼາຍມີຄວາມລໍາບາກກັບຂໍ້ມູນທີ່ພວກເຂົາຄວນຫຼືບໍ່ຄວນໃສ່ໃນຈົດຫມາຍຕ້ອນຮັບ. ຄໍາແນະນໍາທີ່ດີທີ່ສຸດແມ່ນການຮັກສາຂໍ້ຄວາມຍິນດີຕ້ອນຮັບງ່າຍໆແລະໃຫ້ແຂກຮູ້ວ່າພວກເຂົາເຈົ້າໄດ້ຖືກຕ້ອນຮັບແລະຊື່ນຊົມ. ລະບຽບການເຊື້ອເຊີນແນະນໍາວ່າຈົດຫມາຍຄວນຈະຖືກລົງນາມໂດຍເຈົ້າຫນ້າທີ່ຢ່າງເປັນທາງການຂອງເຫດການ.
ຫນຶ່ງໃນບັນດາລາຍການປະກາດທີ່ຍົກເລີກທີ່ສຸດແມ່ນຫນັງສືແຈ້ງການເດີນທາງ. ເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບແລະຂອງຂວັນທີ່ມາຮອດ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຕ້ອງຕິດຕໍ່ລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບວິທີການເດີນທາງໄປທ່ອງທ່ຽວ.
ສ້າງບັດເມນູ. ບໍ່ວ່າທ່ານກໍາລັງວາງແຜນອາຫານເຊົ້າ, ອາຫານທ່ຽງຫຼືຄ່ໍາ, ຜູ້ຊົມກໍ່ສະຫນິດສະຫນົມກັບບັດເມນູທີ່ສະແດງລາຍະການເມນູສໍາລັບແຕ່ລະອາຫານ. ມັນເຮັດໃຫ້ພວກເຂົາມີບາງສິ່ງບາງຢ່າງທີ່ຈະເວົ້າກ່ຽວກັບເວລາທີ່ການລວບລວມກັບຜູ້ອື່ນຢູ່ໃນຕາຕະລາງຂອງເຂົາເຈົ້າແລະອະນຸຍາດໃຫ້ພະນັກງານລໍຖ້າຢ່າງໄວວາໄດ້ຮັບການເລືອກເມນູຈາກແຂກ, ຊ່ວຍເຮັດໃຫ້ຕາຕະລາງຕິດຕາມ. ຫມາຍເຫດ: ຖ້າທ່ານກໍາລັງວາງແຜນທີ່ຈະມີຄວາມແປກໃຈພິເສດໃນອາຫານ, ເຊັ່ນ: dessert ຫົວຂໍ້ເພື່ອບັນເທີງຕ່າງໆທີ່ເປັນເອກະລັກ, ມັນເປັນປະໂຫຍດທີ່ຈະຮັກສາລາຍການເຫຼົ່ານັ້ນອອກຈາກບັດເມນູເພື່ອເສີມສ້າງຜົນກະທົບພິເສດ.
ສ້າງຕາຕະລາງບັນທຶກຂອງປະທານແຫ່ງຄວາມປະທັບໃຈ. ບໍ່ວ່າຈະເປັນຂອງຂວັນທີ່ມາຮອດຫຼືຂອງຂວັນທີ່ເປັນ pillow, ທຸກໆຂອງຂວັນຂອງການນັບຖືຄວນມີກາດບັດຂອງຂວັນ. ມັນເປັນໂອກາດທີ່ຈະເສີມສ້າງຂໍ້ຄວາມ "ຂໍຂອບໃຈທ່ານ" ແລະເຮັດໃຫ້ແຂກຂອງທ່ານຮູ້ສຶກພິເສດພິເສດ. ມັນເປັນປະໂຫຍດທີ່ຈະລວມເອົາຄໍາເວົ້າແລະຂໍ້ຄວາມທີ່ສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນເຖິງຫົວຂໍ້ຂອງເຫດການຂອງມັນເອງ.
ສ້າງລາຍລະອຽດການເດີນທາງແຕ່ລະຄົນ.
ໃນມື້ກ່ອນທີ່ຈະອອກເດີນທາງ, ໃຫ້ແຈ້ງການກັບຫ້ອງພັກທີ່ເຕືອນພວກເຂົາເມື່ອພວກເຂົາຈະອອກ, ລວມທັງຈໍານວນທ່ຽວບິນແລະເວລາເດີນທາງ. ມັນສະຫນອງໂອກາດທີ່ຈະແກ້ໄຂຂໍ້ຜິດພາດໃນເວລານາທີສຸດທ້າຍທີ່ອາດຈະໄດ້ຮັບການຍົກເວັ້ນໃນລະຫວ່າງການຈັດຕາຕະລາງການຂົນສົ່ງ.
ຄໍາແນະນໍາ:
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີຜູ້ອອກແບບກາຟິກທີ່ດີແລະຂະບວນການລົງທະບຽນອອນລາຍ. ສິ່ງທ້າທາຍທີ່ຍັງຄົງຢູ່ໃນມື້ນີ້ແມ່ນວ່າລະບົບ ການລົງທະບຽນເຫດການອອນໄລນ໌ແຕກຕ່າງກັນ ຫຼາຍ, ແຕ່ພວກເຂົາກໍ່ຕ້ອງມີການປັບແຕ່ງຫຼາຍໆຫຼືການນໍາໃຊ້ລະບົບຂອງພາກສ່ວນທີສາມຍັງຖືວ່າເປັນລາຄາແພງທີ່ສຸດຕໍ່ພື້ນຖານການເຊີນ. ນັ້ນແມ່ນເຫດຜົນທີ່ນັກວາງແຜນຈໍານວນຫຼາຍຍັງອີງໃສ່ເຄື່ອງມືແລະຊັບພະຍາກອນທີ່ປູກຢູ່ເຮືອນຂອງພວກເຂົາ.
- ຊອກຫາຕົວທ່ານເອງເປັນຮ້ານຂາຍເຄື່ອງຂອງທີ່ຍິ່ງໃຫຍ່. ເຖິງແມ່ນວ່າອົງການຈັດຕັ້ງກໍາລັງເຄື່ອນຍ້າຍຫຼາຍຂຶ້ນກັບການນໍາໃຊ້ແບບຟອມການສື່ສານແບບເອເລັກໂຕຣນິກກໍ່ຕາມ, ມັນຍັງບໍ່ປ່ຽນແທນຜົນກະທົບທີ່ສົ່ງອອກເອກະສານແລະເອກະສານເຫດການ. ຊອກຫາອຸປະກອນເຄື່ອງສໍາເລັດຮູບທີ່ຈະຍ້ອງຍໍຫົວຂໍ້ເຫດການຂອງທ່ານແລະປ່ຽນຮູບແບບຂອງກະດາດແລະຂະຫນາດເພື່ອສ້າງຄວາມສົນໃຈແລະເຕັ້ນຫຼາຍ. ບຸກຄົນທົ່ວໄປຂອງທ່ານຈະສັງເກດເຫັນຄວາມພະຍາຍາມ.
- ສ້າງແບບຟອມແລະເຮັດແບບຟອມຈາກນັ້ນ. ຜູ້ວາງແຜນຄວນຈະສ້າງຈົດຫມາຍແລະອຸປະກອນການເຊື້ອເຊີນແມ່ແບບແລະພຽງແຕ່ປັບປຸງເຫດການໃຫມ່ຈາກເທມເພດຂອງໂຄງການແລະເຫດການທີ່ຜ່ານມາ. ແນ່ນອນວ່າເຄື່ອງຂຽນ, ກາຟິກ, ຂໍ້ຄວາມ, ແລະອື່ນໆຄວນຖືກຄັດເລືອກແລະນໍາໃຊ້, ດັ່ງນັ້ນມີຈໍານວນເງິນທີ່ກໍານົດໄວ້ໃນແຕ່ລະຄັ້ງ.