ຮຽນຮູ້ກ່ຽວກັບຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນທີ່ພົບໃນເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນ
ເປັນຫຍັງເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນເປັນສິ່ງສໍາຄັນ
ເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນສໍາລັບຂະບວນການ ບັນຊີແລະການບັນຊີ ເນື່ອງຈາກວ່າມັນເປັນຫຼັກຖານທີ່ວ່າການລົງທຶນທາງດ້ານການເງິນເກີດຂື້ນ.
ຖ້າບໍລິສັດໄດ້ຖືກກວດສອບ, ເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນສະຫນັບສະຫນູນບັນດາ ວາລະສານ ບັນຊີແລະ ຫນັງສືທົ່ວໄປ ເປັນເສັ້ນທາງການກວດສອບທີ່ບໍ່ສາມາດຊີ້ແຈງໄດ້.
ການຮັກສາເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນສໍາລັບທຸລະກິດແມ່ນຄືກັນກັບການເກັບຮັກສາໃບເກັບເງິນສໍາລັບລາຍການທີ່ໄດ້ຮັບການຍົກເວັ້ນພາສີສໍາລັບພາສີສ່ວນບຸກຄົນຂອງທ່ານ. ຖ້າພາສີຂອງທ່ານຖືກກວດສອບ, ພວກເຂົາຈະໃຫ້ຫຼັກຖານວ່າທ່ານໄດ້ຊື້ສິນຄ້າເຫຼົ່ານັ້ນ. ດຽວນີ້ແມ່ນຄວາມຈິງສໍາລັບທຸລະກິດຂອງທ່ານ, ແຕ່ໃນທຸລະກິດ, ທ່ານບໍ່ເກັບໃບເກັບເງິນເທົ່ານັ້ນສໍາລັບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍພາສີອາກອນ. ທ່ານເກັບເອກະສານຕົ້ນສະບັບສໍາລັບທຸກໆບັນຊີການເງິນ.
ສິ່ງທີ່ແຫຼ່ງຂໍ້ມູນສະຫນອງໃຫ້
ເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນອະທິບາຍທຸກຂໍ້ມູນພື້ນຖານຂອງການເຮັດທຸລະກໍາ, ເຊັ່ນ: ຈໍານວນການຊື້ຂາຍ, ການເຮັດທຸລະກໍາ, ຈຸດປະສົງຂອງການໂອນ, ແລະວັນທີການໂອນ.
ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງເອກະສານແຫຼ່ງທົ່ວໄປ:
- ການກວດສອບການຍົກເລີກ
- ໃບແຈ້ງຫນີ້
- ໃບຮັບເງິນສົດ
- ໃບຮັບຄອມພິວເຕີກໍ່ສ້າງ
- ບັນທຶກການປ່ອຍສິນເຊື່ອສໍາລັບການຄືນເງິນຂອງລູກຄ້າ
- ບັດພະນັກງານທີ່ໃຊ້ເວລາ
- deposit slip
- ໃບສັ່ງຊື້
ວິທີການປິ່ນປົວເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນ
ເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນຄວນຖືກບັນທຶກໄວ້ໃນວາລະສານບັນຊີທີ່ເຫມາະສົມໄວເທົ່າທີ່ຈະເປັນໄປໄດ້ຫຼັງຈາກການເຮັດທຸລະກໍາ. ຫຼັງຈາກການບັນທຶກ, ເອກະສານແຫຼ່ງທັງຫມົດຄວນຖືກຍື່ນອອກໄປໃນລະບົບປະເພດໃດຫນຶ່ງທີ່ພວກເຂົາສາມາດຖອດຖອນໄດ້ຖ້າຫາກວ່າພວກເຂົາຕ້ອງການ.
ໃນບາງກໍລະນີ, ມັນອາດຈະມີຄວາມສໍາຄັນທີ່ຈະໃຫ້ລະບົບຄຸ້ມຄອງດູແລໃຫ້ສາມາດກໍານົດວ່າເອກະສານແຫຼ່ງທີ່ຢູ່ໃນຄໍາຖາມຍັງຄົງຢູ່ໃນການຄວບຄຸມຂອງທ່ານ.
ແຫຼ່ງຂໍ້ມູນເອກະສານແລະ photocopies
ໃນກໍລະນີຫຼາຍທີ່ສຸດ, ການຖ່າຍເອກສານເອກະສານແຫຼ່ງຂໍ້ມູນແມ່ນຖືກຮັບຮອງຕາມກົດຫມາຍ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນການບໍລິການລາຍຮັບພາຍໃນໄດ້ຮັບການຖ່າຍທອດເອົາໃບເກັບບັນທຶກຈາກປີ 1997 ຈົນກ່ວາພວກເຂົາສາມາດອ່ານໄດ້, ມີຂໍ້ມູນທັງຫມົດທີ່ມີຢູ່ໃນຕົ້ນສະບັບແລະພາຍໃນຂອບເຂດຂອງຂັ້ນຕອນການສະແກນ, ສະແດງຂໍ້ມູນໃນຮູບແບບທີ່ຄ້າຍກັບ ຕົ້ນສະບັບ.
ໃບຢັ້ງຢືນວັດຖຸທີ່ບອກວ່າວັດຖຸທີ່ຊື້ແລະລາຄາຖືກຈ່າຍ, ແຕ່ວ່າໄດ້ຖືກສະແກນໂດຍບໍ່ມີຊື່ຂອງຜູ້ສະຫນອງຈະບໍ່ມີຄຸນສົມບັດ. ເອກະສານທີ່ນໍາສະເຫນີຂໍ້ມູນທັງຫມົດໃນໃບລາຍງານຕົ້ນສະບັບ, ແຕ່ວ່າໄດ້ຖືກພິມໃຫມ່ໃນຮູບແບບ Word ຫຼື Excel ກໍ່ຈະບໍ່ມີຄຸນສົມບັດ.
ມາດຕະຖານ IRS - ສົມບູນ, ທີ່ມີຊື່ສຽງແລະມີຄວາມຍືດຫຍຸ່ນຂອງຕົ້ນສະບັບ - ແມ່ນມາດຕະຖານດຽວກັນທີ່ໃຊ້ໃນທຸລະກິດແລະຫນ່ວຍງານຂອງລັດຖະບານ. ສະຖາບັນອື່ນໆ, ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ເພີ່ມຄວາມຕ້ອງການທົ່ວໄປເຫຼົ່ານີ້.
ສໍາລັບຕົວຢ່າງ, ມະຫາວິທະຍາໄລວໍຊິງຕັນໄດ້ຍອມຮັບເອົາຕົວແທນສໍາເນົາສໍາເນົາເອກະສານຕົ້ນສະບັບທີ່ມີຄວາມຫນາແຫນ້ນຕໍາ່ສຸດທີ່ 300 dots ຕໍ່ນິ້ວ (dpi) ແລະນໍາສະເຫນີໃນຮູບແບບ PDF ຫຼື TIFF; ມັນບໍ່ໄດ້ຮັບການຖ່າຍທອດໄຟ JPEG.
ຖ້າທ່ານກໍາລັງວາງແຜນທີ່ຈະສະແກນບັນຊີຫຼືເອກະສານກົດຫມາຍເພື່ອສ້າງຄວາມສະດວກໃນການເກັບຮັກສາ, ກວດສອບກັບສະຖາບັນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພວກເຂົາຈະຍອມຮັບເອກະສານໃນຮູບແບບທີ່ທ່ານກໍາລັງວາງແຜນທີ່ຈະໃຊ້.