5 ຂັ້ນຕອນໃນການບັນທຶກທຸລະກິດຮັກສາລະບົບທີ່ເຮັດວຽກ

ລະບົບ CCRRA - Capture, Check, Review, Record, Act

ທ່ານອາດຈະໄດ້ຍິນການສະແດງອອກ, "Garbage In, Garbage Out." ປະໂຫຍກນີ້, ຖືກນໍາໃຊ້ມາກ່ອນກັບຮາດແວແລະຊອບແວຄອມພິວເຕີ, ຍັງເຮັດວຽກສໍາລັບດ້ານການເງິນຂອງທຸລະກິດຂອງທ່ານ. ຖ້າທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະປະສົບຜົນສໍາເລັດ, ທ່ານຈະຕ້ອງສ້າງລະບົບການເງິນທີ່ຈະຍົກລະດັບຂີ້ເຫຍື້ອແລະໃຫ້ຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງແລະເປັນປະໂຫຍດເພື່ອເບິ່ງວ່າທ່ານກໍາລັງເຮັດແນວໃດແລະດັ່ງນັ້ນທ່ານຮູ້ວ່າເວລາທີ່ຈະປະຕິບັດໃນຂໍ້ມູນນີ້.

ນີ້ແມ່ນຫ້າຂັ້ນຕອນງ່າຍໆໃນການສ້າງລະບົບ ບັນທຶກ ການ ບັນທຶກ ການເງິນງ່າຍໆຄື: ການຈັບ, ກວດເບິ່ງ, ການບັນທຶກ, ການທົບທວນຄືນ, ການປະຕິບັດ.

ຫນ້າທໍາອິດ, CAPTURE ຂໍ້ມູນຂ່າວສານ.

ຖ້າມັນບໍ່ມີ, ມັນບໍ່ມີ. ໃນຂະນະທີ່ທ່ານເລີ່ມທຸລະກິດຂອງທ່ານ, ເຂົ້າໃນນິໄສຂອງການຈັບທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງ, ດັ່ງນັ້ນມັນຈະກາຍເປັນອັດຕະໂນມັດ. "ການຈັບຕົວ" ແມ່ນຄວາມຫຍຸ້ງຍາກແລະສ່ວນຫນຶ່ງທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດຂອງຂະບວນການ; ມັນເປັນເລື່ອງຂອງການສ້າງນິໄສຂອງການເກັບກໍາຂໍ້ມູນ. ຮັກສາຕິດຕາມຈໍານວນເງິນທີ່ທ່ານໃຊ້ສໍາລັບທຸລະກິດຂອງທ່ານແລະຈໍານວນເງິນທີ່ທ່ານໃຊ້ໃນການຂາຍ. ຢ່າກັງວົນກ່ຽວກັບຈຸດນີ້ກ່ຽວກັບການເຮັດຫຍັງກັບຂໍ້ມູນ. ພຽງແຕ່ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທຸກສິ່ງທີ່ທ່ານຖ່າຍເອົາປະກອບມີ (a) ລາຍລະອຽດຂອງສິນຄ້າ, (ຂ) ຈໍານວນເງິນແລະ (c) ວັນທີ.

ຄັ້ງທີສອງ, ກວດເບິ່ງໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນແມ່ນຄົບຖ້ວນແລະຖືກຕ້ອງ.

ທຸກສອງອາທິດ, ໃຊ້ເວລາຫນຶ່ງຊົ່ວໂມງໂດຍຜ່ານທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງແລະກວດເບິ່ງມັນ. ກວດເບິ່ງວ່າຂໍ້ມູນທັງຫມົດທີ່ທ່ານມີພ້ອມສໍາລັບການບັນທຶກ.

ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານໄດ້ລວມເອົາວັນທີແລະຈໍານວນເງິນແລະລາຍະລະອຽດພຽງພໍກ່ຽວກັບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທີ່ທ່ານສາມາດບັນທຶກໄດ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ຕົວຢ່າງ, ຫມາຍເຫດສໍາລັບ "ເຈ້ຍ, $ 3.55, 7/12" ອາດບໍ່ແມ່ນຂໍ້ມູນພຽງພໍ. ກະດາດສໍາລັບຫຍັງ? ນີ້ແມ່ນຫນັງສືພິມທີ່ທ່ານຊື້ສໍາລັບຫ້ອງການບໍ? ຫຼືທ່ານໄດ້ຊື້ຜະລິດຕະພັນກະດາດສໍາລັບຄອມພີວເຕີບໍ?

ສ້າງເວລາສະເພາະສໍາລັບການນັດຫມາຍກັບຕົວທ່ານເອງໃນຕອນທ້າຍຂອງອາທິດແທນ (ທຸກໆວັນສຸກ, ສໍາລັບຕົວຢ່າງ) ເພື່ອກວດເບິ່ງທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງ. ຢ່າລໍຖ້າດົນເກີນໄປ; ທ່ານກໍາລັງລໍຖ້າເພື່ອເຮັດສິ່ງນີ້, ມັນຈະມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກຫຼາຍທີ່ຈະຈື່ແລະເກັບກໍາຂໍ້ມູນ.

ສາມ, ບັນ ທຶກຂໍ້ມູນເພື່ອບັນທຶກມັນ.

ການບັນທຶກຫມາຍຄວາມວ່າໃສ່ຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນຂອງທ່ານເຂົ້າໃນແບບຟອມທີ່ສາມາດໃຊ້ໄດ້. ຫຼັງຈາກທີ່ທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງຖືກກວດເບິ່ງ, ໃຫ້ມັນໄປໃຫ້ຜູ້ບັນທຶກຂອງທ່ານເພື່ອບັນທຶກຫຼືບັນທຶກຕົວທ່ານເອງ. ເຮັດນີ້ປະຈໍາເດືອນ. ໃສ່ຂໍ້ມູນເຂົ້າໃນຕາຕະລາງຫຼືຊອບແວບັນຊີ. ທ່ານອາດຈະພົບວ່າຊອບແວອອນໄລນ໌ເຮັດວຽກສໍາລັບທ່ານ, ດັ່ງນັ້ນທ່ານແລະຜູ້ບັນທຶກຂອງທ່ານສາມາດເບິ່ງຂໍ້ມູນແລະປຶກສາຫາລືມັນ. ພຽງແຕ່ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານໄດ້ຮັບທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງທີ່ບັນທຶກໃນແຕ່ລະເດືອນ, ດັ່ງນັ້ນທ່ານສາມາດທົບທວນມັນໄດ້.

ສີ່, ປະສົມປະສານແລະທົບທວນຂໍ້ມູນ.

ຫຼັງຈາກຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນຂອງທ່ານຖືກບັນທຶກໄວ້ໃນແຕ່ລະເດືອນ, ພິມອອກບົດລາຍງານ 4 ຄັ້ງ:

• sheet balance
• ລາຍຮັບລາຍໄດ້ (p & l)
• ລາຍວຽກບັນຊີຜູ້ສູງອາຍຸ , ແລະ
• ບັນຊີລາຍຈ່າຍທີ່ຕ້ອງຈ່າຍ.

ສໍາລັບບົດລາຍງານແຕ່ລະຄັ້ງໃຫ້ມີການປຽບທຽບກັບຂໍ້ມູນລາຍງານດຽວກັນຈາກເດືອນທີ່ຜ່ານມາ. ເອົາໃຈໃສ່ເປັນພິເສດຕໍ່ຂໍ້ມູນສະເພາະໃນບົດລາຍງານເຫຼົ່ານີ້.

ສຸດທ້າຍ, ACT, ອີງໃສ່ສິ່ງທີ່ທ່ານຮູ້.

ໃນກໍລະນີຫຼາຍທີ່ສຸດ, "ACT" ສາມາດຫມາຍຄວາມວ່າບໍ່ເຮັດຫຍັງ, ຖ້າທຸກຢ່າງເບິ່ງຄືວ່າທັງຫມົດ.

ໃນກໍລະນີອື່ນໆ, ມັນອາດຈະຫມາຍຄວາມວ່າການປ່ຽນແປງ. ສ້າງ "ຈຸດຊີ້ຂາດ" ບ່ອນທີ່ຂໍ້ມູນບັງຄັບໃຫ້ທ່ານປະຕິບັດ. ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນບາງຈຸດກະຕຸ້ນແນະນໍາ:

1. Sheet Balance ຖ້າທ່ານເຫັນຫນີ້ສິນເພີ່ມຂຶ້ນໃນແຕ່ລະເດືອນສໍາລັບສາມເດືອນ (ເຊິ່ງອາດຈະຫມາຍຄວາມວ່າສິນຊັບແລະ / ຫຼືຄ່າໃຊ້ຈ່າຍແມ່ນເພີ່ມຂຶ້ນ), ຫຼຸດລົງການໃຊ້ຈ່າຍ.
2. ລາຍໄດ້ຕໍ່ລາຍໄດ້ . ຖ້າທ່ານເຫັນວ່າຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໂດຍສະເພາະແມ່ນເພີ່ມຂຶ້ນເປັນສ່ວນຮ້ອຍຂອງການຂາຍ, ຖາມຕົວເອງວ່າເປັນຫຍັງມັນເພີ່ມຂຶ້ນ. ຖ້າຫາກວ່າການເພີ່ມຂື້ນແມ່ນຈໍາເປັນ, ທ່ານອາດຕ້ອງການຕັດຄ່າໃຊ້ຈ່າຍອື່ນໆເພື່ອຮັກສາລະດັບກໍາໄລຂອງທ່ານ.
3. Accounts Receivable Aging ໃຫ້ຫມັ້ນໃຈໃນການດໍາເນີນການພາຍຫຼັງທີ່ຜູ້ຈ່າຍຊ້າ. ເມື່ອທ່ານປ່ອຍຫນີ້ທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບຄ່າຈ້າງແລ້ວ, ມັນກໍ່ຫນ້ອຍທີ່ທ່ານຈະໄດ້ຮັບເງິນ. ສ້າງຕັ້ງລະບົບການເກັບລວບລວມ, ດັ່ງທີ່ຂ້າພະເຈົ້າໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງ, ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານໄດ້ຮັບຄ່າຈ້າງທັນທີແລະຜູ້ຈ່າຍຊ້າບໍ່ໄດ້ຄິດວ່າທ່ານບໍ່ຕ້ອງການເງິນຂອງທ່ານ.

1. ບັນຊີທີ່ຕ້ອງຈ່າຍ . ຈ່າຍສິ່ງທີ່ທ່ານສາມາດເຮັດໄດ້ໄວເທົ່າທີ່ຈະເປັນໄປໄດ້. ພະຍາຍາມຈ່າຍເງິນຕົ້ນເພື່ອຮັບສ່ວນລົດ. ຖ້າທ່ານບໍ່ສາມາດຈ່າຍໃບບິນຄ່າທັງຫມົດຂອງທ່ານ, ໃຫ້ຈ່າຍເງິນທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ທ່ານຮັບຜິດຊອບ, ຫຼືຈະມີຜົນກະທົບຕໍ່ການປະເມີນຂອງທ່ານ. ເຖິງແມ່ນວ່າຜູ້ອື່ນຈະຮັບຜິດຊອບໃນການຈ່າຍໃບບິນຄ່າ, ທ່ານແມ່ນຜູ້ທີ່ຮັບຜິດຊອບໃນການຮັບປະກັນວ່າເງິນຫນີ້ຂອງທຸລະກິດຂອງທ່ານຖືກຈ່າຍ.

ເຖິງແມ່ນວ່າທ່ານບໍ່ຄຸ້ນເຄີຍກັບລະບົບການເງິນ, ທ່ານກໍ່ສາມາດຕັ້ງຄ່ານີ້ໃນການເຄື່ອນໄຫວແລະຮັກສາມັນ. ສ່ວນທີ່ຍາກທີ່ສຸດແມ່ນການເກັບກໍາຂໍ້ມູນ. ເມື່ອທ່ານໄດ້ສ້າງ "ນິໄສການເກັບກໍາ", ທ່ານຈະພົບເຫັນສ່ວນທີ່ເຫຼືອຈະມາພ້ອມກັບມັນ.

ຈືຂໍ້ມູນການ, CCRRA - ເກັບກໍາ ຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນສໍາລັບທຸລະກິດຂອງທ່ານ, ກວດເບິ່ງ ທຸກໆອາທິດ, ບັນທຶກແລະທົບທວນ ຂໍ້ມູນປະຈໍາເດືອນ, ຫຼັງຈາກນັ້ນກະ ທໍາ ຕາມຄວາມຈໍາເປັນເພື່ອເຮັດໃຫ້ສະຖານະການທາງດ້ານການເງິນຂອງທ່ານເຄື່ອນເຫນັງ. ຖ້າທ່ານປະຕິບັດຕາມລະບົບຫ້າຂັ້ນຕອນງ່າຍໆນີ້, ທ່ານຈະຫຼຸດຜ່ອນ "ຂີ້ເຫຍື້ອ" ແລະບັນຫາຕ່າງໆທີ່ມາກັບມັນແລະທ່ານຈະເພີ່ມສະຖານະການດ້ານການເງິນຂອງທ່ານ.

ລະບົບການເງິນທີ່ດີຈັດຕັ້ງຈະເຮັດໃຫ້ທຸລະກິດຂອງທ່ານມີຄວາມຍືນຍົງດ້ານການເງິນສໍາລັບຫລາຍປີທີ່ຈະມາເຖິງ.