ສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການຊ່ວຍປະຢັດແລະຈັດຕັ້ງ
ໃນລະດັບໃດຫນຶ່ງ, ລາຍການທີ່ທ່ານຕ້ອງການເພື່ອພັດທະນາລະບົບການຍື່ນສໍາລັບການຈະຂຶ້ນກັບທຸລະກິດຂອງທ່ານ.
ຕົວຢ່າງ: ຖ້າທ່ານຂາຍຜະລິດຕະພັນທີ່ມີຄຸນລັກສະນະ, ທ່ານຈະຕ້ອງການສິ່ງທີ່ຕິດຕາມລາຄາສິນຄ້າຂອງທ່ານ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ນີ້ແມ່ນບັນຊີລາຍຊື່ທົ່ວໄປຂອງລາຍການທີ່ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຕິດຕາມໃນທຸລະກິດທີ່ຢູ່ເຮືອນຂອງທ່ານ:
- ແຜນທຸລະກິດແລະການຕະຫຼາດ.
- ເອກະສານທາງດ້ານກົດຫມາຍ (ເອກະສານກ່ຽວກັບ LLC, ໃບອະນຸຍາດທຸລະກິດແລະການລົງທະບຽນຊັບສິນທາງປັນຍາ, ສັນຍາ)
- ຕິດຕໍ່ (ຜູ້ຊ່ຽວຊານ, ລູກຄ້າ, ຜູ້ຂາຍ, ຜູ້ໃຫ້ບໍລິການ, ແລະອື່ນໆ)
- ຂໍ້ມູນທາງການເງິນ (ລາຍຮັບກໍາໄຮ / ຂາດທຶນ, ງົບດຸນ, ບັນຊີທີ່ຕ້ອງຈ່າຍ / ຮັບ)
- ພາສີອາກອນ
- ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທຸລະກິດ (ໃບເກັບເງິນ)
- ໂຄງການ
ຄຽງຄູ່ກັບບັນຊີລາຍຊື່ນີ້, ທ່ານຈະຕ້ອງເພີ່ມລາຍການທີ່ສະເພາະກັບທຸລະກິດຂອງທ່ານ.
ລະບົບການຈັດຕັ້ງທຸລະກິດທີ່ບ້ານຂອງທ່ານ
ອັດຕາຄຸນຈະໃຊ້ວິທີການຕ່າງໆເພື່ອຈັດເກັບແລະຈັດການເອກະສານແລະຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນອື່ນໆ. ປັດໄຈສໍາຄັນແມ່ນເລືອກວິທີທີ່ເຮັດວຽກທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບທ່ານ. ບຸກຄົນທຸກຄົນມີວິທີການຄິດແລະການຈັດຕັ້ງທີ່ແຕກຕ່າງກັນ. ຕົວຢ່າງ, ສໍາລັບບາງຄົນ, ມັນເຮັດໃຫ້ມີຄວາມຮູ້ສຶກຫຼາຍໃນການຈັດຮຽງໄຟລ໌ຕົວອັກສອນ, ແຕ່ສໍາລັບຄົນອື່ນ, ພວກເຂົາເຫັນວ່າມັນງ່າຍຕໍ່ການຈັດຕັ້ງໂດຍວັນທີ.
ຖ້າທ່ານບໍ່ແນ່ໃຈວ່າສິ່ງທີ່ຈະເຮັດວຽກທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບທ່ານ, ລອງຫນຶ່ງ, ແລະຖ້າທ່ານພະຍາຍາມຮັກສາມັນ, ທ່ານຈະເລືອກເອົາລະບົບທີ່ແຕກຕ່າງກັນ. ນີ້ແມ່ນສາມວິທີໃນການຈັດຕັ້ງໄຟລ໌ແລະຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ:
Simple Binder Filing System
ສໍາລັບທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍທີ່ບໍ່ສ້າງເອກະສານຫຼາຍເກີນໄປ, ລະບົບ Binder ແມ່ນທາງເລືອກທີ່ດີ.
ມັນຍັງເຫມາະສໍາລັບຜູ້ທີ່ຢາກມີທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງຢູ່ໃນສະຖານທີ່ຫນຶ່ງຫຼືຜູ້ທີ່ຕ້ອງການຂໍ້ມູນຂອງເຂົາເຈົ້າທີ່ຈະເປັນມືຖື. ລະບົບ binder ໃຊ້ binder ສາມແຫວນຂະຫນາດໃຫຍ່, ປົກປ້ອງແຜ່ນແລະສ່ວນແບ່ງ.
ໃຊ້ຕົວແບ່ງສ່ວນເພື່ອຈັດປະເພດທຸລະກິດຂອງທ່ານເຊັ່ນ: ຄໍາສັ່ງທີ່ຍັງຄ້າງ, ຄໍາສັ່ງສໍາເລັດ, ສໍາເນົາຫລັກຂອງແບບຟອມຕ່າງໆ ... ແລະອື່ນໆ. ຈາກນັ້ນ, ທ່ານຈະເລີ່ມຕົ້ນທີ່ຈະເກັບກໍາໄຟລ໌ໃນການປົກປ້ອງແຜ່ນ. ເມື່ອ binder ໄດ້ຮັບເຕັມ - ໃນຕອນທ້າຍຂອງອາທິດ, ເດືອນຫຼືສາມເດືອນ - ມັນຈະເປັນເວລາທີ່ຈະຊໍາລະ. ທ່ານພຽງແຕ່ຈະໂອນໄຟລ໌ຄໍາສັ່ງຂອງລູກຄ້າແລະບັນທຶກປະຫວັດສາດອື່ນໆໃຫ້ກັບລະບົບການຮວບຮວມແບບດັ້ງເດີມທີ່ສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນເຖິງອົງການຈັດຕັ້ງຂອງທ່ານ.
ລະບົບການຈັດເກັບແບບດັ້ງເດີມ
ລະບົບການຮວບຮວມແບບພື້ນເມືອງນໍາໃຊ້ຕູ້ເອກະສານ, ໄຟລ໌ທີ່ hanging ແລະໂຟນເດີ Manila. ເກືອບທຸກໆທຸລະກິດຈະຕ້ອງການປະເພດການຍື່ນແບບນີ້ເມື່ອທຸລະກິດຂອງພວກເຂົາເຕີບໂຕ. ມີເອກະສານຫຼາຍເກີນໄປທີ່ເກີດຂື້ນໃນໄລຍະເວລາທີ່ບໍ່ມີຫນຶ່ງ. ແລະນັບຕັ້ງແຕ່ການບັນທຶກການເກັບພາສີຕ້ອງຖືກເກັບໄວ້ເປັນເວລາເຈັດປີ, ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະຈັດເກັບບັນທຶກເຫຼົ່ານີ້. ລະບົບການຍື່ນແບບດັ້ງເດີມແມ່ນເຫມາະສົມສໍາລັບລາຍການທີ່ຕ້ອງເກັບຮັກສາ, ແຕ່ບໍ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງເປັນປົກກະຕິເຊັ່ນ: ພາສີອາກອນປີແລະໃບອະນຸຍາດທຸລະກິດ. ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນຄໍາແນະນໍາບໍ່ພໍເທົ່າໃດເພື່ອໃຫ້ ລະບົບການຍື່ນ ແບບດັ້ງເດີມຂອງທ່ານອອກຈາກພື້ນດິນແລະປະສົບຜົນສໍາເລັດ:
- ຄິດກ່ຽວກັບປະເພດຂອງລະບົບທີ່ທ່ານໃຊ້ຕົວຈິງ. ທ່ານສາມາດຊື້ແກ່ນທີ່ຊື້ອຸປະກອນຫ້ອງການທີ່ເຢັນແລະສ້າງລະບົບການຍື່ນຟອມທີ່ສຸດແລະມີສີສັນທີ່ສຸດໃນໂລກ, ແຕ່ຖ້າມັນບໍ່ເຫມາະສົມກັບຮູບແບບການເຮັດວຽກຂອງທ່ານ, ມັນຈະເປັນການສູນເສຍເວລາທີ່ກໍານົດໄວ້ແລະເງິນ.
- ສ້າງລະບົບສໍາລັບການຄຸ້ມຄອງເຈ້ຍຂອງທ່ານທີ່ອະນຸຍາດໃຫ້ສໍາລັບຈໍານວນຫນ້ອຍທີ່ສຸດຂອງ "ສໍາຜັດ." ທ່ານຕ້ອງການຫຼີກເວັ້ນການສ້າງຕ່ອນກະດາດ, ແລະການຈັດການກັບແຕ່ລະສິ້ນໆ. ແທນທີ່ຈະ, ເຮັດວຽກເພື່ອເຮັດໃຫ້ການຕັດສິນໃຈກ່ຽວກັບບ່ອນທີ່ສິ້ນເຈ້ຍຕ້ອງການທີ່ຈະໄປຄັ້ງທໍາອິດທີ່ທ່ານແຕະຕ້ອງມັນ.
- ກໍານົດເວລາສໍາລັບ ການຍື່ນ . ມັນງ່າຍທີ່ຈະຫຼີກລ້ຽງວຽກງານນີ້ເຊັ່ນ: ໄພພິບັດ, ແຕ່ວ່າມັນຈໍາເປັນແລະຈະຊ່ວຍໃຫ້ທຸລະກິດຂອງທ່ານເຮັດວຽກໄດ້ອຍ່າງຮາບລື່ນຫຼາຍ. ໂດຍສະເພາະແມ່ນລາຍຮັບແລະລາຍການອື່ນໆທີ່ໃຊ້ໃນເວລາພາສີ, ການເກັບຮັກສາສິ່ງທີ່ຈັດຕັ້ງນີ້ເຮັດໃຫ້ການເກັບພາສີຂອງທ່ານງ່າຍຂຶ້ນ.
Electronic Filing System
ໂລກດິຈິຕອນບໍ່ໄດ້ກໍາຈັດຄວາມຈໍາເປັນສໍາລັບການເກັບຮັກສາເຈ້ຍ, ແຕ່ມັນໄດ້ເຮັດໃຫ້ຂໍ້ມູນການເກັບຮັກສາໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ. ລະບົບດິຈິຕອນສາມາດສ້າງ, ສົ່ງແລະຄຸ້ມຄອງໃບເກັບເງິນແລະມັນສາມາດຕິດຕາມການເງິນທາງດ້ານທຸລະກິດທີ່ບ້ານຂອງທ່ານແລະຫຼັງຈາກນັ້ນນໍາເຂົ້າເຂົ້າໃນຊອບແວອາກອນສໍາລັບເອກະສານຍື່ນ. ທ່ານສາມາດ scan ໃບເກັບເງິນແລະເກັບໄວ້ໃນໄຟລ໌ໃນຄອມພິວເຕີ້ຂອງທ່ານ (ເຖິງແມ່ນວ່າທ່ານຄວນຈະເກັບເອກະສານທີ່ມີເຈ້ຍກໍ່ຕາມ). ລະບົບເອເລັກໂຕຣນິກສາມາດເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນຂອງລູກຄ້າ, ລູກຄ້າແລະລູກຄ້າຂອງທ່ານໃນ ລະບົບການຄຸ້ມຄອງຄວາມສໍາພັນຂອງລູກຄ້າສໍາ ລັບການເຂົ້າເຖິງງ່າຍ, ສົ່ງອີເມວ, ການເອີ້ນເກັບເງິນແລະອື່ນໆ. ລະບົບອອນລາຍສາມາດໃຊ້ເພື່ອຊ່ວຍປະຢັດແນວຄວາມຄິດຂອງທ່ານ, ຊ່ວຍຈັດການໂຄງການ, ຈັດຕັ້ງຂໍ້ມູນຫຼືຄົ້ນຄ້ວາ.
ແຕ່ເຊັ່ນດຽວກັບລະບົບໄຟລ໌ເຈ້ຍ, ລະບົບ ການຮວບຮວມດິຈິຕອນ ຂອງທ່ານຕ້ອງມີໂຄງສ້າງອົງການຈັດຕັ້ງ, ນໍາໃຊ້ແຟ້ມແລະໄຟລ໌ທີ່ເກັບໄວ້ໃນຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານ, ຫຼື ໃນເມຄ . ສໍາລັບການຄຸ້ມຄອງທີ່ງ່າຍທີ່ສຸດ, ໃຊ້ໂຄງສ້າງດຽວກັນແລະຊື່ໄຟລ໌ໃນລະບົບດິຈິຕອນຂອງທ່ານຕາມທີ່ທ່ານເຮັດໃນລະບົບເຈ້ຍຂອງທ່ານ. ເພື່ອປົກປັກຮັກສາໄຟລ໌ດິຈິຕອນຂອງທ່ານ, ໃຫ້ເຂົາເຈົ້າຕິດຕັ້ງໃສ່ຮາດໄດແຍກຕ່າງຫາກຫຼືລະບົບການເກັບຮັກສາລະບົບອອນໄລນ໌.
ການປະສົມປະສານຂອງທັງຫມົດຂອງຂ້າງເທິງ
ໂອກາດແມ່ນທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໃຊ້ຫຼາຍກວ່າຫນຶ່ງລະບົບເພື່ອຈັດການກັບຂໍ້ມູນແລະອຸປະກອນທັງຫມົດທີ່ທ່ານຕ້ອງການໃນທຸລະກິດຂອງທ່ານ. ຫນ້າທໍາອິດ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຕັດສິນໃຈວ່າສິ່ງທີ່ເຮັດວຽກທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບທ່ານ, ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນປະຕິບັດມັນ. ຕົວຢ່າງ, ທ່ານອາດຈະມີລະບົບ Binder ເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຈັດການການຈັດການທຸລະກິດຂອງທ່ານໃນທຸກໆວັນ, ເຊັ່ນ: ກໍານົດເວລາ, ກາລະຕະຫຼາດ, ແລະສໍາເນົາແບບຟອມຂອງທ່ານ.
ລະບົບປະເພນີຂອງທ່ານສາມາດຖືເອກະສານທັງຫມົດຂອງທ່ານເຊັ່ນ: ອາກອນປີ, ໃບອະນຸຍາດແລະໃບອະນຸຍາດທຸລະກິດແລະການລົງທະບຽນຊັບສິນທາງປັນຍາ. ທ່ານສາມາດໃຊ້ລະບົບດິຈິຕອນເພື່ອເກັບຄວາມຄິດຂອງທ່ານເຊັ່ນ Evernote ແລະໂຄງການຕິດຕາມ.
ໃນທາງກົງກັນຂ້າມ, ທ່ານອາດຕ້ອງການທີ່ຈະເປັນດິຈິຕອນທີ່ສາມາດເຮັດໄດ້, ໂດຍນໍາໃຊ້ ບັນຊີລາຍຊື່ ແລະ ລາຍການເຮັດວຽກອອນລາຍ ທີ່ເປັນໄປໄດ້, scanning ໃບເກັບເງິນທັງຫມົດເຂົ້າໃນຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານແລະນໍາໃຊ້ຊອບແວຫຼືບໍລິການອອນໄລນ໌ສໍາລັບທຸກໆຄວາມຕ້ອງການໃນການຄຸ້ມຄອງທຸລະກິດຂອງທ່ານ. ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ທ່ານຍັງຕ້ອງການລະບົບການຈັດການເຈ້ຍທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບການຜະລິດ. ສິ່ງສໍາຄັນແມ່ນເພື່ອຊອກຫາລະບົບທີ່ງ່າຍຕໍ່ການຕິດຕາມແລະຊອກຫາຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານຕ້ອງການເມື່ອທ່ານຕ້ອງການ.
Updated September 2016 Leslie Truex