ເຄັດລັບການຈັດການໄຟລ໌ສໍາລັບແຟ້ມດິຈິຕອນ
ນອກເຫນືອໄປຈາກການ ເກັບຮັກສາເອກະສານໃນທ້ອງຖິ່ນຢູ່ ໃນຄອມພິວເຕີ້, ຄອມພິວເຕີ້ຫຼືເຄື່ອງມືຖືຫຼາຍກວ່າແລະຫຼາຍທຸລະກິດແມ່ນການນໍາໃຊ້ ເມັດ ສໍາລັບຄໍາຮ້ອງສະຫມັກທຸລະກິດຂັ້ນພື້ນຖານແລະການເກັບຮັກສາເອກະສານ. (ເບິ່ງ ເຫດຜົນທີ່ Cloud Computing ເຫມາະກັບທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍ ແລະ 5 ຂໍ້ເສຍຂອງ Cloud Computing. )
ຄວາມສັບສົນຕື່ມອີກກ່ຽວກັບບັນຫາການເກັບຮັກສາແມ່ນຄວາມຈໍາເປັນສໍາລັບທຸລະກິດຈໍານວນຫຼາຍທີ່ຈະແບ່ງປັນເອກະສານລະຫວ່າງ ພະນັກງານ .
ພາຍໃນຫ້ອງການນີ້ແມ່ນສໍາເລັດໂດຍປະຕິບັດໂດຍໃຊ້ເຄື່ອງແມ່ຂ່າຍໄຟລ໌ຫຼືອຸປະກອນການເກັບຮັກສາທີ່ເຊື່ອມຕໍ່ເຄືອຂ່າຍ (NAS). ຖ້າຕ້ອງການການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນມືຖືທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນ, ເອກະສານຕ່າງໆສາມາດຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ໃນຟັງແລະຖືກແບ່ງປັນໂດຍການກໍາຫນົດສິດການເຂົ້າເຖິງ. ຜົນໄດ້ຮັບຂອງທັງຫມົດນີ້ສາມາດເປັນຝັນຮ້າຍການຄຸ້ມຄອງໄຟລ໌ທີ່ມີເອກະສານບາງຄົນທີ່ເກັບໄວ້ໃນເມຄແລະບາງທ້ອງຖິ່ນແລະເອກະສານເອກະສານແຕ່ລະຄົນທີ່ເກັບໄວ້ຢູ່ໃນສະຖານດຽວຫຼືອື່ນ.
ອົງການຈັດຕັ້ງແມ່ນສໍາຄັນຕໍ່ການຄຸ້ມຄອງໄຟລ໌ເອເລັກໂຕຣນິກ
ບ່ອນໃດກໍຕາມບັນດາເອກະສານທີ່ຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຮັກສາມັນໃຫ້ຖືກຕ້ອງແລະທັນສະໄຫມ. ເປົ້າຫມາຍ ຂອງການຄຸ້ມຄອງໄຟລ໌ເອເລັກໂຕຣນິກແມ່ນເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານສາມາດຊອກຫາສິ່ງທີ່ທ່ານກໍາລັງຊອກຫາ, ເຖິງແມ່ນວ່າທ່ານກໍາລັງຊອກຫາມັນຫຼາຍປີຫຼັງຈາກການສ້າງ.
ທຸລະກິດສ່ວນຫຼາຍແມ່ນຢູ່ໃນເວລາດຽວກັນຫຼືຢູ່ໃນສະຖານທີ່ຫນ້າອັບອາຍຂອງການໂທ ລູກຄ້າ ແລະບໍ່ສາມາດຄົ້ນຫາ ໃບເກັບເງິນ ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຫຼືເອກະສານລູກຄ້າທີ່ສໍາຄັນອື່ນໆ.
ຄວາມຫຍຸ້ງຍາກເທົ່າທຽມກັນແມ່ນ scrambling ຢູ່ໃນ ປີສຸດທ້າຍ ຄວາມພະຍາຍາມເພື່ອຊອກຫາເອກະສານກ່ຽວກັບບັນຊີຂອງບໍລິສັດສໍາລັບການ ບັນຊີ ຫຼືຮ້າຍແຮງກວ່າເກົ່າ, taxman ໄດ້ .
ອົງການຈັດຕັ້ງທີ່ເຫມາະສົມຂອງເອກະສານດິຈິຕອລແມ່ນສິ່ງສໍາຄັນໂດຍສະເພາະໃນສະພາບແວດລ້ອມທີ່ມີການແບ່ງປັນ - ຖ້າຫາກວ່າຫນຶ່ງໃນພະນັກງານຂອງທ່ານບໍ່ຢູ່ (ຊົ່ວຄາວຫລືຖາວອນ!) ທ່ານຄວນຈະຊອກຫາສະຖານທີ່ໃດໆທີ່ສ້າງຂື້ນຫຼືຄຸ້ມຄອງໂດຍຜູ້ນັ້ນ.
(ໃຫ້ສັງເກດວ່າການສູນເສຍບັນຫາຂໍ້ມູນທີ່ມີຄວາມບໍ່ສະບາຍ, ພະນັກງານທີ່ ອອກເດີນທາງແມ່ນເຫດຜົນຫນຶ່ງທີ່ຈະປ້ອງກັນຂໍ້ມູນທຸລະກິດຂອງທ່ານ.
ເຄັດລັບການຄຸ້ມຄອງໄຟລ໌ເຫຼົ່ານີ້ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດເຂົ້າເຖິງໄຟລ໌ຕ່າງໆໄດ້:
1. ໃຊ້ໂຟນເດີຕິດຕັ້ງໃນຕອນຕົ້ນສໍາລັບໄຟລ໌ໂຄງການ.
ໃຊ້ສະຖານທີ່ໄຟລ໌ໃນຕອນຕົ້ນໃນເວລາທີ່ການຕິດຕັ້ງໂປລແກລມປະຍຸກ. ພາຍໃຕ້ Windows, ໂດຍໄຟລ໌ໂປລແກລມປະຕິບັດຕາມສົນທິສັນຍາຢູ່ພາຍໃຕ້ (Drive Letter:) -> Program Files directory. ການຕິດຕັ້ງຄໍາຮ້ອງສະຫມັກຢູ່ບ່ອນອື່ນແມ່ນສັບສົນແລະບໍ່ຈໍາເປັນ.
2. ສະຖານທີ່ສໍາລັບເອກະສານທັງຫມົດ.
ວາງເອກະສານທັງຫມົດພາຍໃຕ້ໂຟເດີ "ຮາກ" ດຽວ. ສໍາລັບຜູ້ໃຊ້ດຽວໃນສະພາບແວດລ້ອມ Windows ສະຖານທີ່ເລີ່ມຕົ້ນແມ່ນໂຟເດີ My Documents.
ໃນສະພາບແວດລ້ອມການແບ່ງປັນໄຟລ໌ພະຍາຍາມເຮັດແບບດຽວກັນ. ສ້າງໂຟເດີຮາກດຽວ (ເອີ້ນວ່າ "ເອກະສານທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນ" ຕົວຢ່າງ) ແລະຈັດເກັບເອກະສານທັງຫມົດໃນໂຟເດີຍ່ອຍພາຍໃນໂຟເດີຮາກ. ມີສະຖານທີ່ດຽວສໍາລັບເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກທັງຫມົດເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການຊອກຫາສິ່ງຕ່າງໆແລະດໍາເນີນການສໍາຮອງຂໍ້ມູນແລະບັນທຶກ.
3. ສ້າງໂຟນເດີໃນລະບົບລໍາດັບທີ່ມີເຫດຜົນ.
ເຫຼົ່ານີ້ແມ່ນຕູ້ຂອງຕູ້ເອກະສານຂອງຄອມພິວເຕີ້ຂອງທ່ານ, ດັ່ງນັ້ນເພື່ອເວົ້າ. ໃຊ້ພາສາທໍາມະດາເພື່ອຊື່ແຟ້ມຂອງທ່ານ; ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການເບິ່ງບັນຊີລາຍຊື່ຂອງໂຟນເດີໃນອະນາຄົດແລະສົງໄສວ່າ "TFK" ຫຼືໃດກໍ່ຕາມຄໍາສັບອື່ນໆທີ່ທ່ານຄິດຄົ້ນກໍ່ຫມາຍຄວາມວ່າ.
4. ຮັງຂີ້ເຫຍື້ອໃນໂຟນເດີ.
ສ້າງໂຟນເດີອື່ນໃນໂຟນເດີຕົ້ນຕໍດັ່ງທີ່ຕ້ອງການ. ຕົວຢ່າງ, ໂຟເດີທີ່ເອີ້ນວ່າ " ໃບເກັບເງິນ " ອາດມີໂຟເດີທີ່ເອີ້ນວ່າ "2018", "2017" ແລະ "2016". ໂຟເດີທີ່ຕັ້ງຊື່ສໍາລັບ ລູກຄ້າ ອາດປະກອບມີໂຟນເດີ "ຂໍ້ມູນຂອງລູກຄ້າ" ແລະ "ການຕອບໂຕ້". ເປົ້າຫມາຍແມ່ນເພື່ອໃຫ້ທຸກໆໄຟລ໌ໃນໂຟນເດີ້ແທນທີ່ຈະມີບັນດາຜະລິດຕະພັນແມ່ຍິງທີ່ໄດ້ລະບຸໄວ້.
ຢ່າສ້າງແນວໃດກໍ່ຕາມ, ສ້າງໂຄງສ້າງໂຟມແບບເລິກເຊິ່ງ, ເລິກເຊິ່ງ. ບ່ອນໃດກໍຕາມທີ່ເປັນໄປໄດ້ນໍາໃຊ້ຊື່ໄຟລ໌ຄໍາອະທິບາຍແທນ.
5. ປະຕິບັດຕາມຂໍ້ກໍານົດການຕັ້ງຊື່ໄຟລ໌.
ລະບົບປະຕິບັດການບາງຢ່າງ (ເຊັ່ນ Unix) ບໍ່ອະນຸຍາດໃຫ້ຊ່ອງຫວ່າງໃນຊື່ໄຟລ໌ຫຼືໂຟນເດີ, ດັ່ງນັ້ນຫຼີກເວັ້ນການນີ້ຖ້າສະພາບແວດລ້ອມຄອມພິວເຕີ້ຂອງທ່ານຖືກປະສົມປະສານ. ແທນທີ່ຈະໃຊ້ຕົວຊີ້ບອກເປັນ delimiter (ຕົວຢ່າງ Doe_John_Proposal.doc.) ລັກສະນະອື່ນໆເຊັ່ນ /? <> \: * | "ແມ່ນຖືກຫ້າມໃນໄຟລ໌ຫຼືຊື່ໂຟນເດີພາຍໃຕ້ Windows.
ການນໍາໃຊ້ຊື່ໄຟລ໌ລັກສະນະສໍາລັບການກໍານົດແລະການດຶງດູດງ່າຍແຕ່ບໍ່ໄດ້ໄປໂດຍ overboard - ຊື່ໄຟລ໌ / ເສັ້ນທາງມີລະດັບຄວາມຍາວທີ່ແຕກຕ່າງກັນລະຫວ່າງລະບົບປະຕິບັດການ. ພາຍໃຕ້ Windows ເສັ້ນຄວາມຍາວສູງສຸດຂອງໄຟລ໌ສໍາລັບໄຟລ໌ (ຕົວຢ່າງເຊັ່ນຈົດຫມາຍຂອງ drive + ຊື່ໂຟນເດີ + ຊື່ແຟ້ມ) ແມ່ນ 260 ຕົວອັກສອນ. ໃຊ້ຕົວຫຍໍ້ທົ່ວໄປທຸກບ່ອນທີ່ເປັນໄປໄດ້, ເຊັ່ນ: Jan for January ຫຼື Corp for Corporation.
6. ຈົ່ງລະມັດລະວັງ.
ໃຫ້ໄຟລ໌ເອເລັກໂຕຣນິກທີ່ມີເຫດຜົນ, ຊື່ສະເພາະແລະປະກອບວັນທີໃນຊື່ໄຟລ໌ຖ້າເປັນໄປໄດ້. ເປົ້າຫມາຍໃນເວລາທີ່ການຕັ້ງຊື່ໄຟລ໌ແມ່ນສາມາດບອກໄດ້ວ່າໄຟລ໌ແມ່ນຫຍັງໂດຍບໍ່ຕ້ອງເປີດມັນແລະເບິ່ງ. ດັ່ງນັ້ນຖ້າເອກະສານແມ່ນຈົດຫມາຍເຖິງລູກຄ້າທີ່ເຕືອນໃຫ້ລາວວ່າການຊໍາລະເງິນເກີນໄປ, ໃຫ້ໂທຫາມັນຄື "overdue_20180115"; ແທນທີ່ຈະຄ້າຍຄື "ຈົດຫມາຍສະບັບ". ທ່ານຈະຮູ້ວ່າຕົວອັກສອນແມ່ນໃຜໂດຍບໍ່ເປີດມັນ?
ຖ້າທ່ານກໍາລັງແບ່ງປັນໄຟລ໌ຜ່ານທາງ ອີເມລ໌ ຫຼືອຸປະກອນ Portable ທ່ານອາດຈະຕ້ອງມີຊື່ແຟ້ມປະກອບມີຂໍ້ມູນສະເພາະ, ເພາະວ່າຂໍ້ມູນໂຟນເດີຈະບໍ່ຖືກລວມເຂົ້າກັບໄຟລ໌ທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນຖ້າເອກະສານຂອງທ່ານຢູ່ໃນ My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc ແລະໄຟລ໌ທີ່ຖືກແບ່ງປັນຫຼືສົ່ງອີເມວຜູ້ຮັບທັງຫມົດຈະເຫັນ Doe_John_20170416.doc ແລະອາດຈະບໍ່ສາມາດບອກໄດ້ວ່າໄຟລ໌ເປັນລູກຄ້າ ໃບແຈ້ງຫນີ້ໂດຍບໍ່ຕ້ອງເປີດມັນ.
7. ໄຟລ໌ທີ່ທ່ານໄປ.
ເວລາທີ່ດີທີ່ສຸດທີ່ຈະ ຍື່ນ ເອກະສານແມ່ນເວລາທີ່ທ່ານສ້າງມັນຄັ້ງທໍາອິດ. ດັ່ງນັ້ນ, ຈົ່ງເຂົ້າໄປໃນນິໄສການນໍາໃຊ້ກ່ອງໂຕ້ຕອບ "Save As" ເພື່ອຍື່ນເອກະສານຂອງທ່ານເຊັ່ນດຽວກັນກັບຊື່ມັນ, ໃສ່ມັນຢູ່ໃນສະຖານທີ່ທີ່ເຫມາະສົມໃນສະຖານທີ່ທໍາອິດ.
8. ສັ່ງຊື້ໄຟລ໌ຂອງທ່ານເພື່ອຄວາມສະດວກສະບາຍຂອງທ່ານ.
ຖ້າຫາກວ່າມີແຟ້ມຫຼືໄຟລ໌ທີ່ທ່ານໃຊ້ຫຼາຍ, ບັງຄັບໃຫ້ພວກເຂົາຢູ່ເທິງສຸດຂອງບັນຊີໄຟລ໌ໂດຍການປ່ຽນຊື່ມັນກັບ! ຫຼື AA ໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນຂອງຊື່ໄຟລ໌.
9. ເກັບກໍາໄຟລ໌ຂອງທ່ານຢ່າງເປັນປົກກະຕິ.
ບາງຄັ້ງບາງສິ່ງບາງຢ່າງທີ່ອາຍຸແມ່ນຈະແຈ້ງໃນຕົວຢ່າງຂອງໂຟນເດີທີ່ມີຊື່ວ່າ "ໃບແຈ້ງຫນີ້" ຂ້າງເທິງ. ຖ້າບໍ່ແມ່ນ, ໃຫ້ໂຟນເດີຂອງທ່ານປະຫຍັດໂດຍການເກັບກູ້ໄຟລ໌ເກົ່າ.
ຢ່າລຶບໄຟລ໌ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບທຸລະກິດເວັ້ນເສຍແຕ່ວ່າທ່ານແນ່ໃຈວ່າທ່ານຈະບໍ່ຕ້ອງການໄຟລ໌ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ. ແທນທີ່ຈະ, ໃນການເກັບກໍາໂຟນເດີຕົ້ນຕໍພາຍໃຕ້ໂຟເດີຮາກ, ສ້າງໂຟເດີທີ່ເອີ້ນວ່າ "ເກົ່າ" ຫຼື "ບໍ່ມີປະຕິກິລິຍາ" ແລະຍ້າຍໄຟລ໌ເກົ່າເຂົ້າໄປໃນເວລາທີ່ທ່ານພົບກັນ.
( ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເກັບຮັກສາບັນທຶກທຸລະກິດສໍາລັບ CRA ຫຼື IRS ແນວໃດ? ອະທິບາຍເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງເກັບບັນທຶກທຸລະກິດເພື່ອຕອບສະຫນອງກັບພັນທະອາກອນຂອງທ່ານ.)
10. ຄັດລອກໄຟລ໌ຂອງທ່ານໃຫ້ເປັນປົກກະຕິ.
ບໍ່ວ່າທ່ານກໍາລັງຄັດລອກໄຟລ໌ຂອງທ່ານໃສ່ຂັບອື່ນຫຼືໃສ່ tape, ມັນກໍ່ມີຄວາມສໍາຄັນທີ່ຈະຕິດຕັ້ງແລະຕິດຕາມຄືນຕາມປົກກະຕິ. ເບິ່ງ 3 ຂັ້ນຕອນໃນລະບົບ Backup ທີ່ປະສົບຜົນສໍາເລັດ .
ການຄຸ້ມຄອງໄຟລ໌ທີ່ດີເຮັດໃຫ້ຊອກຫາສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການງ່າຍ
ການຄຸ້ມຄອງເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກຄວນເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຍຸດທະສາດການຄຸ້ມຄອງເອກະສານໂດຍລວມສໍາລັບທຸລະກິດຂອງທ່ານ. ແຜນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ ທີ່ເຫມາະສົມຄວນປະກອບດ້ວຍທຸກດ້ານຂອງການຈັດການເອກະສານ, ລວມທັງການເກັບຮັກສາ, ການດຶງດູດ, ການສໍາຮອງແລະຄວາມປອດໄພ.
ຫນ້າທີ່ຄົ້ນຫາແມ່ນສິ່ງທີ່ດີເລີດແຕ່ວ່າມັນຈະບໍ່ເຫມາະສົມກັບຄວາມງ່າຍໃນການເຂົ້າຫາໂຟເດີຫລືໄຟລ໌ໂດຍກົງ. ຖ້າທ່ານປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາໃນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ເຖິງແມ່ນວ່າທ່ານບໍ່ຮູ້ບ່ອນໃດກໍ່ຕາມ, ທ່ານຮູ້ວ່າມັນຄວນຈະເປັນຫຍັງ - ເປັນປະໂຫຍດທີ່ສຸດໃນການຊອກຫາສິ່ງທີ່ທ່ານກໍາລັງຊອກຫາ. ການຄຸ້ມຄອງໄຟລ໌ທີ່ດີຈະຊ່ວຍປະຫຍັດ ເວລາແລະເງິນຂອງທ່ານ .