ວິທີການຈັດຕັ້ງລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານ

Master Your Filing System!

ການໃຊ້ເວລາໃນການຈັດຕັ້ງລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານແມ່ນສໍາຄັນ. ໃນຂະນະທີ່ທຸກໆຄົນຢາກຈະມີ ຫ້ອງການ ທີ່ບໍ່ມີເຈ້ຍ, ຄວາມເປັນຈິງກໍ່ແມ່ນວ່າທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍຈໍານວນຫຼາຍຍັງມີຄວາມຈໍາເປັນຕ້ອງເກັບເອກສານເຈ້ຍເຊັ່ນ ໃບເກັບເງິນ , ໃບຮັບເງິນ , ແລະອື່ນໆ, ແລະສາມາດນໍາໃຊ້ໄດ້ງ່າຍເມື່ອຕ້ອງການ.

ໃບເກັບໃບເກັບເງິນຢ່າງຖືກຕ້ອງແມ່ນສໍາຄັນໂດຍສະເພາະ; ລະບົບການຍື່ນທີ່ບໍ່ມີທີ່ມີຢູ່ຫຼືບໍ່ສະອາດສາມາດເພີ່ມຄວາມພະຍາຍາມເພີ່ມເຕີມໃນເວລາພາສີລາຍໄດ້ຍ້ອນວ່າທ່ານບໍ່ຕ້ອງການທີ່ຈະຫລີກລ່ຽງການຫລຸດ ຜ່ອນພາສີ ຍ້ອນຂາດລາຍຮັບ.

ແລະຖ້າທຸລະກິດຂອງທ່ານຕ້ອງມີການ ກວດສອບ ແລະ ທ່ານບໍ່ສາມາດຜະລິດເອກະສານທີ່ຕ້ອງການໃນການສະຫນັບສະຫນູນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍຂອງທ່ານຄໍາຮ້ອງຂໍຂອງທ່ານຈະຖືກປະຕິເສດແລະຜົນປະໂຫຍດຂອງທ່ານຈະຖືກປະເມີນຄືນໃຫມ່ .

ໃນຖານະເປັນ ເຈົ້າຂອງທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍ , ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະສາມາດ ເຮັດວຽກຢູ່ໃນໂຕະຂອງທ່ານຢ່າງໄວແລະງ່າຍດາຍ . ເຖິງແມ່ນວ່າການຕັ້ງຄ່າລະບົບການຍື່ນເຈ້ຍເປັນເລື່ອງຍາກ, ມັນເປັນວຽກທີ່ງ່າຍດາຍທີ່ສາມາດເຮັດໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນໂດຍຄໍາແນະນໍາແລະທັກສະການຍື່ນນ້ອຍໆ.

ວິທີການຈັດຕັ້ງລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານ

(1) ນັ່ງຢູ່ໂຕະຂອງທ່ານສໍາລັບສອງສາມນາທີແລະສະແດງອອກບ່ອນທີ່ທ່ານຈະຊອກຫາສິ່ງທີ່ທ່ານຮູ້ສຶກສະຕິປັນຍາ.

ຂ້ອຍມີ drawer ຢູ່ຂວາຂອງສະຖານທີ່ເຮັດວຽກຂອງຂ້ອຍ. ເມື່ອຂ້ອຍຕັ້ງຄ່າລະບົບການຍື່ນຂ້ອຍກໍ່ບໍ່ມີຫຍັງໃນນັ້ນ. ໃນເວລາທີ່ຂ້າພະເຈົ້າຈະຊອກຫາ pens, paperclips ຫຼື stapler ຂອງຂ້າພະເຈົ້າ, ມັນແມ່ນສະຖານທີ່ທໍາອິດທີ່ຂ້າພະເຈົ້າຈະເບິ່ງ, ເຖິງແມ່ນວ່າຂ້າພະເຈົ້າຮູ້ວ່າມັນແມ່ນເປົ່າ. ດັ່ງນັ້ນທໍາມະດາຂ້າພະເຈົ້າໄດ້ໃສ່ກະດາດ, ກະດາດແລະກະດາດໃສ່ໃນ drawer ນັ້ນ. ສໍາລັບຂ້ອຍ, ມັນແມ່ນເຮືອນທໍາມະຊາດສໍາລັບລາຍການເຫຼົ່ານັ້ນ.

ບຸກຄົນທຸກຄົນຈະຫາວິທີທີ່ແຕກຕ່າງກັນແລະສິ່ງທີ່ເຮັດວຽກສໍາລັບຄົນຫນຶ່ງອາດຈະບໍ່ເຮັດວຽກກັບຄົນອື່ນ. ໃຊ້ເວລາສອງສາມນາທີທີ່ຈະນັ່ງຢູ່ບ່ອນເຮັດວຽກພື້ນຖານຂອງທ່ານແລະສາມາດບັນລຸອຸປະກອນ, ອຸປະກອນແລະໄຟລ໌. ທີ່ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສ້າງຈຸດທີ່ເຫມາະສົມສໍາລັບການຍື່ນເອກະສານເຫຼົ່ານັ້ນໃຫ້ທ່ານເອງ.

(2) ໃນປັດຈຸບັນທີ່ທ່ານຮູ້ວ່າທ່ານຈະຊອກຫາຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານທໍາມະດາ, ທ່ານຈະຕ້ອງກໍານົດວ່າລະບົບການຮວບຮວມຫນັງສື, ຕົວເລກຫຼືຫົວຂໍ້ຈະເຮັດວຽກທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບທ່ານ.

ທ່ານຈະຈັດແຈງເອກະສານຂອງທ່ານໄວ້ໃນຫມວດທີ່ກໍານົດ (ຄືຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ, ການເງິນ, ການຕະຫຼາດ ) ແນວໃດ?

ທ່ານຊອກຫາ ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ ກ່ຽວກັບ ທຸລະກິດ ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບເອກະສານເຊັ່ນ: ໃບລາຍງານທະນາຄານ, ໃບບິນຄ່າໃບອະນຸຍາດ, ໃບເກັບຄ່າທໍານຽມສໍານັກງານ, ບັນທຶກລົດ , ແລະອື່ນໆ? ຈະເປັນແນວໃດກ່ຽວກັບ ຂໍ້ມູນຂອງລູກຄ້າ - ທ່ານຊອກຫາສິ່ງຕ່າງໆຕາມຊື່ລູກຄ້າ? ໂດຍຫມາຍເລກອ້າງອິງ? ນີ້ແມ່ນຂັ້ນຕອນທີ່ສໍາຄັນເພາະມັນຈະກໍານົດວິທີທີ່ທ່ານຈະວາງລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານ. ເມື່ອທ່ານໄດ້ກໍານົດວ່າປະເພດໃດທີ່ທ່ານຈະໃຊ້, ຕັດສິນໃຈວ່າທ່ານຕ້ອງການໄປຕື່ມອີກແລະສ້າງປະເພດຍ່ອຍ. ເຮັດແນວນີ້ ກ່ອນທີ່ ທ່ານຈະຊື້ຫຍັງສໍາລັບລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານ.

(3) ຕໍ່ໄປ, ປະມານກໍານົດຄວາມຕ້ອງການການເກັບຮັກສາຂອງທ່ານ.

ທ່ານມີຈໍານວນໄຟລ໌ທີ່ທ່ານສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ບໍ? ທ່ານພຽງແຕ່ເຂົ້າເຖິງໄຟລ໌ຂອງທ່ານແຕ່ລະອາທິດບໍ? ຄໍາຕອບຈະຖືກກໍານົດວ່າທ່ານຕ້ອງການຜູ້ຖືໄຟລ໌ desktop, ຕູ້ຮຽບຮ້ອຍສອງ closest ກັບ desk ຂອງທ່ານຫຼືຕູ້ສີ່ແຜ່ນຂ້າງພາຍໃນຫ້ອງ.

ເລືອກຢ່າງລະມັດລະວັງ. ອະນຸຍາດໃຫ້ສໍາລັບການຂະຫຍາຍຕົວໃນເວລາທີ່ຊອກຫາຢູ່ໃນຕູ້ເອກະສານ - ຊື້ບາງສິ່ງບາງຢ່າງທີ່ເຫມາະສົມກັບສອງໄຟລ໌ທີ່ທ່ານຄິດວ່າທ່ານຈະມີໃນປັດຈຸບັນ. ນີ້ຈະຈໍາກັດຈໍານວນເວລາທີ່ທ່ານຈະຕ້ອງພັກຜ່ອນແລະຈັດຕັ້ງລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານ.

(4) ການລົງທຶນໃນລະບົບປ້າຍຊື່ທີ່ດີສໍາລັບການເຂົ້າໃຈຢ່າງແຈ່ມແຈ້ງແລະງ່າຍດາຍ.

ຄວາມສາມາດທີ່ຈະອ່ານປ້າຍໄຟລ໌ທີ່ເບິ່ງເຫັນໄດ້ຊັດເຈນ, ແຕ່ວ່າຄວາມແຈ່ມແຈ້ງໃນການຕິດສະຫຼາກຈະ ຊ່ວຍປະຢັດເວລາທີ່ ທ່ານ ຍື່ນ ຫຼາຍກ່ວາທີ່ທ່ານສາມາດຈິນຕະນາການ.

ບໍລິສັດສ່ວນຫຼາຍທີ່ເຮັດໃຫ້ປ້າຍສະຫນອງໃຫ້ມີແມ່ແບບທີ່ປະສົມປະສານກັບຊອບແວການປຸງແຕ່ງຄໍາທີ່ມີຊື່ສຽງຫຼາຍທີ່ສຸດ. ທ່ານອາດຈະຕ້ອງພິຈາລະນາຫນຶ່ງໃນ ລະບົບການຜະລິດປ້າຍຊື່ ຂະຫນາດນ້ອຍທີ່ສາມາດພິມອອກໄປຍັງປ້າຍສົ່ງທາງສະເພາະບຸກຄົນ. ສິ່ງທີ່ປະຕິບັດຫນ້າທີ່ສອງແມ່ນມັກຈະເປັນການລົງທຶນທີ່ສະຫລາດ.

(5) ຕອນນີ້ທ່ານພ້ອມທີ່ຈະຊື້ແຟ້ມໂຟເດີ.

ການລົງທຶນທີ່ດີທີ່ສຸດແມ່ນການຊື້ໂຟນເດີທີ່ມີສີ (ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າແທັບປ້າຍຢາງຖືກລວມແລ້ວ) ແລະໂຟນເດີແຟ້ມທໍາມະດາ. ໂຟເດີຫ້ອຍສີແມ່ນດີທີ່ສຸດສໍາລັບສອງເຫດຜົນ:

1. ພວກເຂົາເຈົ້າກໍາລັງໃຊ້ໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍ
2. ພວກເຂົາເຈົ້າເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍທີ່ຈະຮັບຮູ້ປະເພດ

ຕົວຢ່າງ: ຖ້າທ່ານເອົາໄຟລ໌ ລູກຄ້າ ທັງຫມົດຂອງທ່ານໄປໃນໂຟເດີຫ້ອຍສີເຫຼືອງ, ຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນໃນແຟ້ມສີຟ້າແລະສິ່ງໃດແດ່ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຕະຫລາດໃນໂຟເດີສີແດງ, ທ່ານສາມາດເບິ່ງເຫັນບ່ອນທີ່ທ່ານຄວນຈະຊອກຫາໄຟລ໌ໃດຫນຶ່ງ.

ງ່າຍແມ່ນດີທີ່ສຸດ

ຫຼັກການ KISS ໃຊ້ກັບການຕັ້ງຄ່າລະບົບການຍື່ນທີ່ງ່າຍຕໍ່ການໃຊ້ແລະງ່າຍຕໍ່ການຂະຫຍາຍຕົວ. ໃຫ້ມັນງ່າຍດາຍ Sweetheart! ປະເພດຫົວຂໍ້ໃຫຍ່ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດເພີ່ມໄຟລ໌ໃຫມ່ທີ່ທ່ານເຕີບໃຫຍ່ຂຶ້ນແລະຈະລົບລ້າງຄວາມຕ້ອງການເພື່ອຍົກລະດັບຫຼືປັບລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານຢ່າງເປັນປະຈໍາ.

ການຮັກສາມັນງ່າຍດາຍກໍ່ຈະເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການເຊື່ອມໂຍງໄຟລ໌ແລະໄຟລ໌ດິຈິຕອນຂອງທ່ານເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງ ລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ ໂດຍລວມຂອງທ່ານ.

ໄປ Paperless ບ່ອນໃດທີ່ເປັນໄປໄດ້

ຖ້າທ່ານພະຍາຍາມ ສີຂຽວທຸລະກິດຂອງທ່ານ ແລະປ່ຽນ "Officeless Paperless" ທ່ານສາມາດ scan ລາຍຈ່າຍຄ່າໃຊ້ຈ່າຍແລະຈັດເກັບໃຫ້ພວກເຂົາກັບຂໍ້ມູນບັນຊີດິຈິຕອນອື່ນໆຂອງທ່ານ. ບາງ ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກຊອບແວບັນຊີທີ່ມີ ຄວາມສາມາດໃຫມ່ທີ່ສະຫນັບສະຫນູນນີ້ໂດຍມີແອັບຯມືຖືທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດເອົາໂທລະສັບມືຖືຂອງໃບຮັບເງິນຄ່າແລະບັນທຶກມັນໄດ້ໄວ (ເບິ່ງ Software Software Accounting ສໍາລັບທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍຂອງແຄນາດາ ).

ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າຫນັງສືພິມຫຼືຮູບພາບດິຈິຕອນຂອງລາຍຮັບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ ທົ່ວໄປແມ່ນ ຍອມຮັບໄດ້ ໂດຍ ອົງການເກັບລາຍຮັບຂອງແຄນາດາ (CRA) ຖ້າພວກເຂົາສາມາດອ່ານໄດ້ຢ່າງຊັດເຈນ. ຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນ, CRA ອາດຈະຕ້ອງການເບິ່ງເອກະສານເຈ້ຍຕົ້ນສະບັບໃນລະຫວ່າງການກວດສອບຫຼືການຮ້ອງຂໍແບບປົກກະຕິສໍາລັບເອກະສານ, ສະນັ້ນຕົ້ນສະບັບຄວນຖືກເກັບໄວ້ໃນເວລາທີ່ກໍານົດ. (ເບິ່ງ ວ່າຂ້ອຍຕ້ອງເກັບຮັກສາບັນທຶກທຸລະກິດຂອງຂ້ອຍດົນປານໃດ ສໍາລັບຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມ)