ກອງປະຊຸມປຶກສາຫາລືແຜນການສໍາມະນາ

01 - ຢືນຢັນຈຸດປະສົງຂອງເຫດການ

• ຜູ້ຊົມແມ່ນໃຜ?
• ຫົວຂໍ້ຂອງການສໍາມະນາແມ່ນຫຍັງ?
• ບ່ອນໃດຄວນຈະຕັ້ງຢູ່?
• ປະຊາຊົນຈະໄປຮຽນຫຍັງ?
• ກອງປະຊຸມຂອງກອງປະຊຸມແມ່ນຫຍັງ?

02 - ທົບທວນຄືນຄູ່ມື Specifications Event Apex

ສະພາອຸດສາຫະກໍາການປະຊຸມ ໄດ້ສ້າງຊຸດເຄື່ອງມືທີ່ຄວນເບິ່ງເປັນແຫລ່ງທີ່ດີທີ່ສຸດຂອງການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດເຊິ່ງຈະຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ວາງແຜນການປະຊຸມຫຼືກອງປະຊຸມຕິດຕາມບັນດາລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບກິດຈະກໍາການວາງແຜນ. ມີເຄື່ອງມືດາວໂຫຼດຟຣີ, ມັນຈະຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ວາງແຜນເຫດການໃດໆເພື່ອສ້າງບັນຊີລາຍຊື່ຂອງລາຍລະອຽດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ. ນີ້ປະກອບມີ, ແຕ່ບໍ່ຈໍາກັດ:

• ລາຍລະອຽດຂອງເຫດການ (ວັນ, ເວລາ, ສະຖານທີ່, ຕິດຕໍ່, ແລະອື່ນໆ)
• ຂໍ້ມູນຂ່າວສານກ່ຽວກັບການຈັດກິດຈະກໍາ / ໂຮມລາວ
• ຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງຜູ້ຈັດການ
• ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມປະຫວັດສາດ
• ພື້ນທີ່ຕ້ອງການ
• ອາຫານແລະເຄື່ອງດື່ມ
• A / V requirements
• ການເຮັດວຽກຫ້ອງ / ຫ້ອງ

03 - ສ້າງລາຍການເຫດການ

ເມື່ອຜູ້ວາງແຜນມີບາງຄໍາຖາມພື້ນຖານກ່ຽວກັບເຫດການທີ່ໄດ້ກວມເອົາ, ມັນແມ່ນເວລາທີ່ຈະຄົ້ນຫາສະຖານທີ່ທີ່ເປັນໄປໄດ້ສໍາລັບກອງປະຊຸມ. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະເຮັດວຽກຢ່າງໃກ້ຊິດກັບຜູ້ຈັດການ / ຜູ້ຈັດການເຫດການເພື່ອກໍານົດປະເພດຂອງສະຖານທີ່ແລະບ່ອນທີ່ການສໍາມະນາສາມາດສະດວກສະບາຍສໍາລັບຜູ້ຈັດການແລະຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ (ບັນຊີລາຍຊື່ຂອງແນວຄວາມຄິດສາມາດສິ້ນສຸດ):

• ໂຮງແຮມທ້ອງຖິ່ນ
• ສະຖານທີ່ປະຊຸມທ້ອງຖິ່ນ
• ຮ້ານອາຫານສ່ວນຕົວ
• ພິພິດພັນສະໂມສອນ / ສວນສະຫນຸກສະໂມສອນສ່ວນຕົວ

04 - ຄວາມຕ້ອງການໃນການສໍາມະນາລະອຽດແລະການສະເຫນີສະຖານທີ່ Reqeuest.

ສະຖານທີ່ຫຼາຍທີ່ສຸດແມ່ນມີຄວາມຍິນດີທີ່ຈະສະຫນອງການຄາດຄະເນສໍາລັບການສໍາມະນາທີ່ເປັນໄປໄດ້. ຕິດຕໍ່ພົວພັນການຂາຍຫຼືການຂາຍຈະຕ້ອງມີຂໍ້ມູນ BEO ຕໍ່ໄປນີ້:

• ວັນທີທີ່ເປັນໄປໄດ້ສໍາລັບເຫດການ
• ຈໍານວນຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ
• ແບບຂອງການຕິດຕັ້ງຫ້ອງ (ຫ້ອງຮຽນ, ຮູບຮ່າງ, ແລະອື່ນໆ)
• ເວລາຂອງເຫດການ (ບັນຊີສໍາລັບການ setup / tear ລົງ)
• ຄວາມຕ້ອງການອາຫານແລະເຄື່ອງດື່ມ
• ຄວາມຕ້ອງການ A / V (ລວມທັງຫນ້າຈໍ, mics, ແລະອື່ນໆ)
• ການຕັ້ງຄ່າຫ້ອງພັກ

ຄໍາແນະນໍາ: ຈ້າງນັກວິຊາການ A / V ທີ່ອຸທິດໃຫ້ກັບກິດຈະກໍາຂອງທ່ານຈາກໂຮງແຮມ.

05 - ຢືນຢັນແລະ / ຫຼືພັດທະນາວາລະສານ

ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນສໍາລັບນັກວາງແຜນເຫດການທີ່ຈະເຮັດວຽກຢ່າງໃກ້ຊິດກັບຜູ້ຈັດການ / ຜູ້ຈັດການເຫດການເນື່ອງຈາກວາລະການປະຊຸມກໍຈະປ່ຽນແປງເລື້ອຍໆຈາກການສົນທະນາໃນເບື້ອງຕົ້ນຈົນກ່ວາມື້ຂອງເຫດການ. ຜູ້ວາງແຜນເຫດການຕ້ອງກຽມພ້ອມທີ່ຈະປັບປຸງແຜນການແລະເຮັດວຽກຢ່າງໃກ້ຊິດກັບສະຖານທີ່ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທຸກຢ່າງລວດໄວ.

06 - ຢືນຢັນຂໍ້ຕົກລົງ BEO

ເມື່ອຜູ້ວາງແຜນຮູ້ຈໍານວນຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມແລະຄວາມຕ້ອງການທາງດ້ານການຂົນສົ່ງສໍາລັບການສໍາມະນາ, ເຂົາຄວນຮັບປະກັນ ພື້ນທີ່ເຫດການ ແລະຄວາມຕ້ອງການທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ. ຂໍ້ຕົກລົງຈໍານວນຫນຶ່ງຄວນອະນຸຍາດໃຫ້ຜູ້ວາງແຜນມີໂອກາດທີ່ຈະຫຼຸດ / ເພີ່ມຄວາມຕ້ອງການອາຫານແລະເຄື່ອງດື່ມໃຫ້ມີຈໍານວນຫນຶ່ງມື້ກ່ອນເຫດການ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ຂໍ້ຕົກລົງຈໍານວນຫຼາຍຈະກວມເອົາຫຼາຍປານໃດທີ່ພວກເຂົາຈະອະນຸຍາດໃຫ້ກຸ່ມເພື່ອຫຼຸດປະລິມານ, ສະນັ້ນການຄາດຄະເນໄດ້ດີ.

07 - ສ້າງເຫດການສື່ສານແລະວັດສະດຸ

ນີ້ແມ່ນລາຍການທີ່ຜູ້ວາງແຜນບາງຄົນອາດມີສ່ວນຮ່ວມໃນຂະນະທີ່ຄົນອື່ນອາດຈະບໍ່ມີ. ໂດຍພື້ນຖານແລ້ວ, ບາງບັນດາຜູ້ວາງແຜນການປະຊຸມຈະຮັບຜິດຊອບຕໍ່ແຕ່ລະຄົນຕໍ່ໄປນີ້:

• ການສ້າງການເຊື້ອເຊີນເຫດການ
• ວາລະສານການພິມແລະອຸປະກອນອື່ນໆ
• ການຮັບປະກັນຂອງຂວັນຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ / ສຽງ
• ຜະລິດ badges ຊື່
• ການຈັດສົ່ງແລະການສະແດງລາຍການເຫດການ

08 - ເຮັດວຽກຢ່າງໃກ້ຊິດກັບຜູ້ຈັດການເຫດການເພື່ອຈັດການກັບ Logistics

ກ່ອນທີ່ຈະມີເຫດການ, ມີສອງຂັ້ນຕອນທີ່ສໍາຄັນທີ່ຜູ້ວາງແຜນການປະຊຸມຈະສໍາເລັດກ່ອນເຫດການ. ນີ້ລວມມີການຢືນຢັນດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້:

• ລໍາໂພງເຫດການ
• ເຫດການເຫດການ A / V
• ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມເຫດການນັບ
• ພາລະບົດບາດແລະຫນ້າທີ່ຮັບຜິດຊອບ
• ອຸປະກອນເຫດການຕ້ອງການ (ກວດເບິ່ງຫຼາຍຄັ້ງ)

09 - ການຕິດຕັ້ງເຫດການ

ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າໄດ້ອະນຸຍາດໃຫ້ເວລາໃນຕາຕະລາງ BEO ສໍາລັບ ການຕິດຕັ້ງເຫດການ , ແລະແນະນໍາໃຫ້ເດີນທາງປະມານສອງຊົ່ວໂມງກ່ອນເຫດການ.

ຄໍາແນະນໍາ: ຖ້າການສໍາມະນາຖືກກໍານົດໃນຕອນເຊົ້າ, ຂໍໃຫ້ການຕິດຕໍ່ທີ່ຢູ່ຕິດຕໍ່ເພື່ອອະນຸຍາດໃຫ້ກຸ່ມຂອງທ່ານຕັ້ງເວລາກ່ອນ (ແຕ່ຢ່າປ່ອຍໃຫ້ສິ່ງທີ່ມີຄຸນຄ່າໃນເວັບໄຊທ໌ສາທາລະນະ).

ອຸປະກອນເຫດການທັງຫມົດ, ເອກະສານ, ປ້າຍບອກທາງ, ການສະແດງ, ຂອງຂວັນ, ຕາຕະລາງການລົງທະບຽນ , badges ຊື່ແລະອື່ນໆກໍ່ຕ້ອງກຽມພ້ອມສໍາລັບເຫດການ.

ຄໍາເຕືອນ: ລໍາໂພງບາງຄັ້ງປ່ຽນແປງບໍລິການໃນຕອນກາງຄືນກ່ອນແລະສະຫນອງການນໍາສະເຫນີໃຫມ່ທີ່ຕ້ອງເພີ່ມໃສ່ຈຸດພະລັງງານ 10 ນາທີກ່ອນກິດຈະກໍາ.

10 - ການປະຕິບັດເຫດການ

ຫຼັງຈາກທີ່ທ່ານໄດ້ກະກຽມ, ມັນເປັນເວລາສໍາລັບການສໍາມະນາ. ຄາດຫວັງຕໍ່ໄປນີ້:

• ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມບາງຄົນຈະມາຮອດຕົ້ນປີ.
• ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມບາງຄົນຈະມາຮອດທ້າຍປີ.
• ມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກດ້ານວິຊາການບາງຄັ້ງ.