ສໍາລັບທຸລະກິດຈໍານວນຫຼາຍ, ບັນຊີທີ່ຕ້ອງຈ່າຍບໍ່ໄດ້ຮັບຄວາມສົນໃຈຫລາຍຈົນເວລາບໍ່ມີຫຍັງເກີດຂຶ້ນ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ມີຫຼາຍທີ່ຈະໄດ້ຮັບຈາກບັນຊີທີ່ຕ້ອງຈ່າຍທີ່ຖືກຕ້ອງ. ໃນທາງກົງກັນຂ້າມ, ມີບັນຫາຫຼາຍຢ່າງທີ່ສາມາດມາຈາກການທີ່ມີພຽງແຕ່ຂັດຂວາງ. ພະແນກນີ້ມັກຈະມີຜົນກະທົບອັນໃຫຍ່ຫຼວງຕໍ່ ການໄຫຼເຂົ້າຂອງ ທຸລະກິດແລະມີໂອກາດທີ່ຈະໄດ້ຮັບຫຼືສູນເສຍຈາກການນໍາໃຊ້ຂໍ້ຕົກລົງການຈ່າຍເງິນກັບຜູ້ສະຫນອງ.
ພະແນກທີ່ຕ້ອງຈ່າຍງົບປະມານທີ່ດີຄວນຈະສາມາດໃຊ້ປະໂຍດຈາກການຫຼຸດຜ່ອນປະລິມານແລະການຫຼຸດຜ່ອນການຊໍາລະເງິນຕົ້ນເຊັ່ນດຽວກັນກັບການກໍານົດວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດເພື່ອຮັກສາເງິນສົດທີ່ສຸດສໍາລັບທຸລະກິດສໍາລັບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍແລະການລົງທຶນອື່ນໆ. ພະແນກນີ້ຄວນຈະສາມາດຮັບປະກັນໃຫ້ ຜູ້ສະຫນອງໄດ້ປະຕິບັດພັນທະຂອງຕົນ ຕາມສັນຍາແລະສັນຍາຕ່າງໆດັ່ງນັ້ນຖ້າບໍ່ມີມາດຕະຖານຫຼືມາດຕະຖານທີ່ມີຄຸນນະພາບ, ບັນຫາຈະຖືກແກ້ໄຂແລະການກະທໍາທີ່ຖືກຕ້ອງຖືກຕ້ອງ.
ບັນຊີທົ່ວໄປບັນຫາທີ່ຕ້ອງຈ່າຍ
ເຖິງແມ່ນວ່າມີໂອກາດຈໍານວນຫລາຍສໍາລັບການຕັດຄ່າໃຊ້ຈ່າຍແລະການເພີ່ມເງິນສົດ, ກໍ່ຍັງມີອຸປະສັກຈໍານວນຫນຶ່ງທີ່ທຸລະກິດຈະປະເຊີນໃນເວລາທີ່ພະຍາຍາມບັນລຸເປົ້າຫມາຍເຫຼົ່ານີ້. ການສຶກສາທີ່ດີທີ່ສຸດຂອງບັນຊີຂອງ Canon ຂອງປີ 2014 ໄດ້ຄົ້ນພົບວ່າການປຸງແຕ່ງເຈ້ຍແມ່ນຫນຶ່ງໃນບັນຫາທີ່ໃຫຍ່ທີ່ສຸດສໍາລັບບັນດາອົງການຈັດຕັ້ງຈໍານວນຫຼາຍ, ດ້ວຍເວລາທີ່ຕ້ອງໃຊ້ເວລາເພື່ອຈັດການກັບໃບເກັບເງິນເຈ້ຍເປັນບັນຫາໃຫຍ່ທີ່ສຸດ.
ແຫລ່ງທີ່ສໍາຄັນທີ່ສໍາຄັນອື່ນໆແມ່ນ:
- ການຮັບປະກັນວ່າການຈ່າຍເງິນແມ່ນເຮັດຕາມເວລາ
- ການປັບປຸງຂະບວນການອະນຸມັດ ໃບເກັບເງິນ
- ໄດ້ຮັບເງື່ອນໄຂການຊໍາລະເງິນທີ່ດີທີ່ສຸດກັບຜູ້ສະຫນອງແລະຮັບປະກັນວ່າພັນທະບັດໄດ້ຖືກປະຕິບັດທັງສອງຝ່າຍ
- ການຈັດການກັບລະບົບບັນຊີແລະລະບົບການອອກໃບແຈ້ງຫນີ້ຕ່າງໆ
- ການບັນທຶກແລະກວດສອບຄວາມປອດໄພຂອງຂໍ້ມູນແລະການເຮັດທຸລະກໍາ
ບັນດາບັນຫາຕ່າງໆທີ່ໄດ້ລະບຸໄວ້ເຮັດໃຫ້ຮ້າຍແຮງກວ່າເກົ່າຫຼືຖືກສ້າງຂື້ນໂດຍການຊົດເຊີຍໃນໃບແຈ້ງຫນີ້. ການສູນເສຍກະດາດແມ່ນເປັນບັນຫາເລື້ອຍໆໃນບັນດາອົງການຈັດຕັ້ງຈໍານວນຫຼາຍ, ເຮັດໃຫ້ການຈ່າຍເງິນຊ້າຫຼືພາດໂອກາດ. ນອກຈາກນັ້ນ, ໃນຂະນະທີ່ຈໍານວນທຸລະກິດມີຄວາມສົນໃຈໃນການຄິດໄລ່ເລກເອກກະສານຂອງພວກເຂົາ, ສ່ວນໃຫຍ່ຂອງຜູ້ຜະລິດຍັງສົ່ງອີເມລໃບເກັບເງິນເຈ້ຍຫຼືສົ່ງພວກເຂົາໂດຍແຟັກ.
ທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍສ່ວນໃຫຍ່ຈັດການກັບບັນດາເອກະສານທີ່ຕ້ອງຈ່າຍຂອງພວກເຂົາແລະສ່ວນຫຼາຍແມ່ນເຮັດດ້ວຍຕົນເອງ. ນັບຕັ້ງແຕ່ຜູ້ສະຫນອງຈໍານວນຫນ້ອຍໄດ້ຫັນປ່ຽນການເອີ້ນເກັບເງິນເອເລັກໂຕຣນິກ, ອົງການຈັດຕັ້ງສ່ວນໃຫຍ່ແມ່ນໃຊ້ເວລາສ່ວນໃຫຍ່ຂອງພະນັກງານນໍາເຂົ້າຂໍ້ມູນດ້ວຍຕົນເອງແລະສ້າງສໍາເນົາດິຈິຕອນເອກະສານ.
ການນໍາໃຊ້ເອກະສານກະດາດເລື້ອຍໆຫຼຸດລົງລົງໃນຂະບວນການອະນຸມັດໃບແຈ້ງຫນີ້ນັບຕັ້ງແຕ່ການສໍາເນົາຖືກຕ້ອງແລະສົ່ງໃຫ້ສະມາຊິກທີ່ເຫມາະສົມຂອງການຄຸ້ມຄອງສໍາລັບການທົບທວນຄືນ. ເມື່ອເອກະສານບໍ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ງ່າຍຫຼືມີຮູບແບບດິຈິຕອ, ມັນເປັນສິ່ງທ້າທາຍທີ່ຈະວິເຄາະຂໍ້ມູນແລະຮັບປະກັນວ່າສັນຍາການຈ່າຍເງິນທີ່ດີທີ່ສຸດແມ່ນໄດ້ຮັບແລະກໍາລັງປະຕິບັດ. ໃນເວລາແລະຂໍ້ຕົກລົງຫຼຸດຜ່ອນການຈ່າຍເງິນຕົ້ນຈະສາມາດສູນເສຍໄດ້ຖ້າທຸລະກິດບໍ່ສາມາດຊໍາລະເງິນໄດ້ເມື່ອພວກເຂົາຕ້ອງການ, ດັ່ງນັ້ນບັນຫາຕ່າງໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບເອກະສານແມ່ນມີລາຄາແພງ.
ການປັບປຸງແລະການເພີ່ມປະສິດທິພາບ
ເນື່ອງຈາກຄວາມຈິງທີ່ວ່າຈໍານວນບັນຫາທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການດໍາເນີນງານທີ່ເຫມາະສົມຂອງບັນດາຜູ້ທີ່ຕ້ອງຈ່າຍແມ່ນເບື້ອງຕົ້ນຈາກເຫດຜົນຮາກດຽວກັນ, ຍັງມີການດັດແປງບາງຢ່າງທີ່ອົງການຈັດຕັ້ງສາມາດເຮັດໄດ້ທີ່ຈະດູແລຄວາມກັງວົນຕ່າງໆໃນເວລາດຽວກັນ. ສາມຂອງວິທີທີ່ມີປະສິດທິຜົນທີ່ສຸດທີ່ທຸລະກິດສາມາດປັບປຸງບັນຊີຂອງພວກເຂົາບັນຊີທີ່ຕ້ອງໄດ້ຈ່າຍແມ່ນ:
- ໃຊ້ການຮັບຮູ້ຕົວອັກສອນຂອງວັດຖຸເພື່ອ digitize paperwork
- ໃຊ້ປະໂຍດຈາກປະຕູອອນໄລທີ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງຜູ້ສະຫນອງໄດ້
- ສ້າງວຽກງານການຄຸ້ມຄອງ
OCR
ໃນຂະນະທີ່ບໍລິສັດຈໍານວນຫຼາຍມັກໃຊ້ປະໂຫຍດຈາກເຄື່ອງສະແກນສະແດງເພື່ອສ້າງສໍາເນົາດິຈິຕອນ, ນີ້ພຽງແຕ່ມີການສ້າງຮູບພາບຂອງເອກະສານທີ່ຖືກບັນທຶກໄວ້ໃນຄອມພິວເຕີ້. ນີ້ຫມາຍຄວາມວ່າຂໍ້ມູນຍັງຕ້ອງໄດ້ເຂົ້າໄປໃນຖານຂໍ້ມູນດ້ວຍຕົນເອງ, ດັ່ງນັ້ນໃນຂະນະທີ່ການສູນເສຍບັນທຶກບໍ່ແມ່ນບັນຫາ, ມັນຍັງໃຊ້ເວລາຫຼາຍ.
ການຮັບຮູ້ລັກສະນະຂອງວັດຖຸ, ຫຼື OCR, ມີການສະແກນເອກະສານແລະການດຶງຂໍ້ມູນຈາກມັນ. ຂໍ້ມູນນີ້ສາມາດຖືກເພີ່ມໂດຍອັດຕະໂນມັດໃນຖານຂໍ້ມູນຫຼືຕາຕະລາງ. ຂະບວນການ OCR ຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນບັນຫາຂໍ້ມູນການປ້ອນຂໍ້ມູນຄູ່ມືແລະອະນຸຍາດໃຫ້ຂໍ້ມູນເຂົ້າໃສ່ໄດ້ທັນທີເມື່ອໄດ້ຮັບເອກະສານ. OCR ໃຊ້ເວລາກ່ຽວກັບເວລາດຽວກັນສໍາລັບພະນັກງານເປັນການສະແກນເອກະສານເພື່ອສ້າງໄຟລ໌ຮູບພາບແລະມັນໂດຍທົ່ວໄປບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງມີຂັ້ນຕອນໃດໆ. ໂດຍຜ່ານອົງການ Gartner, ມີອົງການຈັດຕັ້ງທີ່ມີຄວາມສາມາດທີ່ຈະສົ່ງໃບສະຫມັກ 80 ສ່ວນຮ້ອຍຫຼືຫຼາຍກວ່ານັ້ນໂດຍບໍ່ມີການເປັນພະນັກງານທີ່ມີສ່ວນກ່ຽວຂ້ອງໂດຍກົງ.
Portals Supplier
ການປັບປຸງຂະບວນການສໍາລັບການປ້ອນຂໍ້ມູນແລະຂໍ້ມູນເຂົ້າໃນລະບົບສູນກາງສາມາດເຮັດໃຫ້ທຸລະກິດສາມາດສ້າງຫຼືໃຊ້ປະໂຫຍດຈາກເວັບໄຊທ໌ອອນໄລນ໌ທີ່ອະນຸຍາດໃຫ້ທຸລະກິດແລະຜູ້ໃຫ້ບໍລິການຂອງຕົນຕິດຕາມໃບສັ່ງຊື້, ເບິ່ງໃບແຈ້ງຫນີ້ແລະເບິ່ງວ່າເວລາໃດກໍ່ຕາມ. ການເຮັດຂໍ້ມູນນີ້ໃຫ້ກັບຈໍານວນບຸກຄົນໃນອົງການສາມາດຊ່ວຍໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພະແນກທີ່ຕ້ອງຈ່າຍຕ້ອງມີການຄວບຄຸມທີ່ເຫມາະສົມແລະມັນສາມາດຊ່ວຍເພີ່ມຄວາມໄວໃນການໃຊ້ເວລາເພື່ອອະນຸມັດໃບເກັບເງິນ. ການໃຫ້ຜູ້ສະຫນອງການເຂົ້າເຖິງປະຕູໄດ້ຊ່ວຍໃຫ້ທຸລະກິດເຫຼົ່ານີ້ສາມາດສົ່ງໃບແຈ້ງຫນີ້ແລະຕິດຕາມການຊໍາລະເງິນແລະຮັບຮູ້ເຖິງບັນຫາໃດໆທີ່ມີບັນຫາທີ່ໄດ້ຮັບຫຼືບັນຫາຕ່າງໆ.
ສ້າງວຽກງານແລະຂະບວນການ
ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມອົງການຕັດສິນໃຈຈັດການຄວາມພະຍາຍາມຈັດການຂໍ້ມູນຂອງພວກເຂົາ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ມີຂັ້ນຕອນທີ່ຖືກຈັດຕັ້ງເພື່ອຈັດການບັນຊີແລະການຊໍາລະເງິນ. ນີ້ຊ່ວຍໃຫ້ທຸລະກິດເພື່ອຮັບປະກັນວ່າການດໍາເນີນງານແມ່ນເຮັດວຽກແລະສະແດງທາງເລືອກຖ້າພວກເຂົາມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກຫຼືນໍາໄປສູ່ຄວາມຜິດພາດຫຼືຄວາມຊັກຊ້າ. ອີງຕາມ Deloitte, ຂະບວນການເຫຼົ່ານີ້ຄວນຈະລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບພະແນກທີ່ຕ້ອງຈ່າຍຂອງບັນຊີເມື່ອໄດ້ຮັບໃບແຈ້ງຫນີ້, ວິທີການໃສ່ແລະແບ່ງປັນຂໍ້ມູນແລະວິທີການຮັບໃບຢັ້ງຢືນທີ່ໄດ້ຮັບການອະນຸມັດ. ນອກນັ້ນກໍ່ຄວນຈະເປັນຄໍາແນະນໍາສໍາລັບການກໍານົດວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດໃນການຈັດການກັບການຈ່າຍຄ່າປະເພດຕ່າງໆຂອງຜູ້ສະຫນອງ.
ໃນຂະນະທີ່ຜູ້ສະຫນອງຈໍານວນຫຼາຍສະຫນອງການຫຼຸດຜ່ອນການຈ່າຍເງິນພາຍໃນ 30 ຫຼື 90 ວັນ, ມັນອາດຈະບໍ່ມີມູນຄ່າການຫຼຸດຜ່ອນຖ້າວ່າການເຮັດດັ່ງກ່າວສະກັດກັ້ນການໄຫລຂອງເງິນສົດຂອງອົງກອນ. ມັນຍັງເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ວ່າມີວິທີການກວດສອບວ່າບໍລິສັດແລະຜູ້ສະຫນອງທັງຫມົດແມ່ນໄດ້ຮັບການສັ່ງຊື້ຂອງສັນຍາຫຼືຂໍ້ຕົກລົງ. ການສ້າງຂະບວນການເຮັດວຽກເພື່ອແກ້ໄຂບັນຫາເຫຼົ່ານີ້ສາມາດຊ່ວຍໃຫ້ອົງການຈັດຕັ້ງສາມາດເລືອກແບບທີ່ຖືກຕ້ອງໄດ້.
ໃນເວລາທີ່ຜູ້ຜະລິດບໍ່ໄດ້ສະຫນອງໃນໄລຍະເວລາ, ໃນຈໍານວນທີ່ພຽງພໍຫຼືປະລິມານທີ່ເຫມາະສົມຂອງຫຼັກຊັບ, ບໍລິສັດອາດຈະບໍ່ຕ້ອງການຈ່າຍໃບເກັບເງິນຈົນກ່ວາບັນຫາເຫຼົ່ານີ້ໄດ້ຮັບການແກ້ໄຂ. ຂະບວນການເຮັດວຽກສາມາດສໍາຄັນໃນການສ້າງສິ່ງທີ່ຄວນເຮັດເມື່ອບັນຫາເຫຼົ່ານີ້ເກີດຂື້ນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ການຊໍາລະເງິນໃຫ້ກັບຜູ້ສະຫນອງຍັງຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ເຮັດຢູ່ໃນເວລາເພື່ອປ້ອງກັນການສູນເສຍການຫຼຸດຜ່ອນຫຼືການລົງໂທດຕໍ່ການຊໍາລະເງິນຊ້າ. ຂໍ້ຕົກລົງຂອງຜູ້ຈັດການແຕ່ລະຄົນຕ້ອງໄດ້ຮັບການບັນທຶກໄວ້ແລະຖືກປັບປຸງຍ້ອນວ່າສິ່ງຕ່າງໆມີການປ່ຽນແປງ, ແລະຂະບວນການຄວນຮັບປະກັນວ່າບັນຊີແຕ່ລະຖືກຈັດການຢ່າງເຫມາະສົມ.
ການສ້າງ workflows ອາດຈະຊ່ວຍໃຫ້ບໍລິສັດ:
Outsourcing
ບັນທຶກດິຈິຕອນ, ການປະຕິບັດ OCR ແລະການນໍາໃຊ້ປະຕູທີ່ຜູ້ໃຫ້ບໍລິການສາມາດເຂົ້າເຖິງອາດບໍ່ແມ່ນສິ່ງທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍ, ແຕ່ວ່າອົງກອນບໍ່ຄວນຄິດວ່າຄ່າໃຊ້ຈ່າຍຈະປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ທຸລະກິດສາມາດໃຊ້ປະໂຫຍດໄດ້. ໃນຂະນະທີ່ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການສ້າງແລະຮັກສາລະບົບເອເລັກໂຕຣນິກອາດເປັນການຫ້າມສໍາລັບອົງການຈັດຕັ້ງຂະຫນາດນ້ອຍແລະຂະຫນາດກາງຈໍານວນຫຼາຍ, ການເຮັດແບບນີ້ຢູ່ໃນເຮືອນກໍ່ບໍ່ຈໍາເປັນ. ມີຜູ້ໃຫ້ບໍລິການຂອງພາກສ່ວນທີສາມທີ່ອົງການຈັດຕັ້ງສາມາດ outsource ວຽກງານເຫຼົ່ານີ້ໃຫ້. ອົງການຈັດຕັ້ງສາມາດໄດ້ຮັບການຊ່ວຍເຫຼືອດ້ານການອອກແບບສໍາລັບທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງຈາກການສ້າງຕັ້ງໂຄງການ OCR ເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ບໍລິສັດສ້າງວຽກງານວິເຄາະການເຮັດສັນຍາຜູ້ຜະລິດ.
ໃນຂະນະທີ່ອົງການຈັດຕັ້ງອາດຈະບໍ່ສາມາດທີ່ຈະຈ່າຍຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການ ປະຕິບັດລະບົບໄອທີຫລາກຫລາຍ ດ້ວຍຕົນເອງ, ມີການຈັດການກັບບຸກຄົນທີສາມແມ່ນມີປະໂຫຍດຫຼາຍ. ທຸລະກິດຈະຕ້ອງສົມທຽບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍຂອງການນໍາໃຊ້ພາຍນອກເພື່ອພັດທະນາລະບົບເຫຼົ່ານີ້ຕໍ່ກັບເງິນຝາກປະຢັດທີ່ມີສັກຍະພາບແລະມູນຄ່າຂອງການເພີ່ມເງິນສົດ, ແຕ່ການຊົດເຊີຍຊ່ວຍໃຫ້ອົງກອນໃຊ້ປະໂຍດຈາກເຕັກໂນໂລຢີແລະລະບົບທີ່ມັກຈະແພງເກີນໄປ.
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າ ຄໍາສັ່ງຊື້ ແມ່ນສ້າງສໍາລັບແຕ່ລະຄໍາສັ່ງໃຫມ່
- ກວດສອບວ່າໃບເກັບເງິນທີ່ກົງກັບຜະລິດຕະພັນທີ່ໄດ້ຮັບແລະຕອບສະຫນອງຂໍ້ຕົກລົງສັນຍາ
- ກວດເບິ່ງບັນທຶກເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການຈ່າຍເງິນແມ່ນຖືກເຮັດໃຫ້, ທີ່ພວກເຂົາຖືກສ້າງຂຶ້ນໃນເວລາດຽວກັນແລະວ່າພວກເຂົາບໍ່ໄດ້ຖືກຊ້ໍາ
- ກໍານົດວິທີການທີ່ດີທີ່ສຸດໃນການຈ່າຍເງິນໃບແຈ້ງຫນີ້, ເຊັ່ນ: ຜ່ານ EFT ຫຼືບັດເຄຣດິດ, ເພື່ອຫຼຸດຜ່ອນຄ່າທໍານຽມ