ຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບ ລູກຄ້າໃຫມ່ ແມ່ນສ່ວນຫນຶ່ງທີ່ມີຄຸນຄ່າໃນການຊື້ ລູກຄ້າໃຫມ່ , ໂດຍສະເພາະທຸລະກິດຂອງທ່ານແມ່ນຫນຶ່ງໃນກຸ່ມທີ່ສຸມໃສ່ການພົວພັນສ່ວນບຸກຄົນ. ການໃຊ້ເວລາໃນການຂຽນຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ມີຜົນປະໂຫຍດຈໍານວນຫນ້ອຍ, ລວມທັງ:
- ສະແດງໃຫ້ເຫັນລູກຄ້າຂອງທ່ານທີ່ທ່ານມີມູນຄ່າທຸລະກິດຂອງພວກເຂົາ
- ຢ່າງເປັນທາງການແນະນໍາບໍລິສັດຂອງທ່ານໃຫ້ແກ່ລູກຄ້າໃຫມ່
- ຍືນຍັນລູກຄ້າໃຫມ່ທີ່ພວກເຂົາໄດ້ຕັດສິນໃຈທີ່ຖືກຕ້ອງໃນການເລືອກບໍລິສັດຂອງທ່ານ
- ໃຫ້ຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ທີ່ສໍາຄັນ
ບົດແນະນໍາຂັ້ນຕອນໂດຍຂັ້ນນີ້ຈະນໍາທ່ານຜ່ານຮູບແບບຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ແລະພາກສ່ວນທີ່ມັນປະກອບມີດັ່ງນັ້ນທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ມັນເປັນເອກະສານໃນທຸລະກິດຂອງທ່ານເອງ.
01 - ບໍລິສັດ Letterhead
ຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານຄວນຖືກພິມລົງໃນຈົດຫມາຍຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ, ຫຼືຢ່າງຫນ້ອຍກໍ່ປະກອບມີຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ.
ມີຈົດຫມາຍແບບມືອາຊີບທີ່ມີຊື່ສຽງຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານເປັນວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດເພື່ອເສີມສ້າງເຄື່ອງຫມາຍຂອງທ່ານຜ່ານຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບແລະການສື່ສານຂອງລູກຄ້າທັງຫມົດ. ແຕ່ຖ້າທ່ານບໍ່ມີຈົດຫມາຍສໍາລັບຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານ, ທ່ານຄວນປະກອບມີ:
- ຊື່ບໍລິສັດ
- Return address
- ເບີໂທລະສັບ
- ທີ່ຢູ່ອີເມວ
ທ່ານອາດຈະຕ້ອງການທີ່ຈະລວມເອົາເບີແຟັກ, ເວັບໄຊທ໌ຂອງບໍລິສັດແລະວິທີການຕິດຕໍ່ອື່ນໆທີ່ທ່ານມີ.
02 - ທີ່ຢູ່ແລະທີ່ຢູ່ຂອງຜູ້ຮັບ
ການເລີ່ມຕົ້ນຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານຄວນປະກອບມີວັນທີຈົດຫມາຍແລະທີ່ຢູ່ທາງໄປສະນີຂອງຜູ້ຮັບຂອງທ່ານ, ທັງຫມົດຖືກຈັດໄວ້ໄວ້.
ປ່ອງທີ່ຢູ່ຂອງຜູ້ຮັບຄວນຈະປະກອບດ້ວຍ:
- ຊື່ເຕັມ (ມີຄໍານໍາຫນ້າ)
- Title
- ບໍລິສັດ
- ທີ່ຢູ່ທາງໄປສະນີ
03-Greeting
ໃນສ່ວນນີ້ຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບຂອງລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານ, ທ່ານມັກຈະຕ້ອນຮັບຜູ້ຮັບຂອງທ່ານຕາມຊື່, ຕິດຕາມມາໂດຍລໍາດັບ.
ບໍ່ວ່າທ່ານຈະຕ້ອນຮັບຜູ້ຮັບທີ່ມີຊື່ທໍາອິດ (ຕົວຢ່າງ Jane), ຫຼືຫຼາຍກວ່ານັ້ນ, ແບບຟອມແລະນາມສະກຸນ (ເຊັ່ນທ່ານ Dear Doe) ຈະຂຶ້ນຢູ່ກັບຄວາມສໍາພັນຂອງທ່ານກັບລູກຄ້າ.
04 - ຍິນດີຕ້ອນຮັບ
ປະໂຫຍກທີ່ເປີດຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບຂອງລູກຄ້າໃຫມ່ມາຫຼັງຈາກການຕ້ອນຮັບແລະຄວນຈະມີຂໍ້ຄວາມຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າ.
ນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງປະໂຫຍກທີ່ເປີດຢູ່ໃນຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່:
"ໃນນາມຂອງພະນັກງານທີ່ປຶກສາ Smith, ຂ້າພະເຈົ້າຢາກຈະໃຊ້ໂອກາດນີ້ເພື່ອຕ້ອນຮັບທ່ານເປັນລູກຄ້າໃຫມ່, ພວກເຮົາຕື່ນເຕັ້ນທີ່ຈະມີທ່ານກັບພວກເຮົາ."
05 - ການນໍາສະເຫນີຂອງບໍລິສັດ
ຮ່າງກາຍຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານຄວນປະກອບມີການແນະນໍາໃຫ້ກັບບໍລິສັດຂອງທ່ານ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບການເລີ້ມຄືນໃຫມ່ຂອງຄວາມສາມາດຂອງທ່ານ.
ນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງການແນະນໍາຂອງບໍລິສັດ:
"ຢູ່ Smith Consulting, ພວກເຮົາມີຄວາມພູມໃຈໃນການສະຫນອງການບໍລິການທີ່ຕອບສະຫນອງ, ມີຄຸນນະພາບແລະດີເລີດຂອງລູກຄ້າ, ລູກຄ້າຂອງພວກເຮົາແມ່ນສ່ວນຫນຶ່ງທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດຂອງທຸລະກິດຂອງພວກເຮົາ, ແລະພວກເຮົາເຮັດວຽກຢ່າງບໍ່ອົດທົນເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມເພິ່ງພໍໃຈຂອງທ່ານໃນປັດຈຸບັນແລະສໍາລັບທ່ານເປັນລູກຄ້າ "
ໃນສ່ວນນີ້, ທ່ານຍັງຈະຕ້ອງແນະນໍາຕົວທ່ານເອງແລະໃຫ້ລູກຮູ້ວ່າທ່ານຈະມີບົດບາດຫຍັງໃນການປະຕິບັດຕໍ່ກັບບໍລິສັດຂອງທ່ານ.
ນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງຄໍາແນະນໍາສ່ວນບຸກຄົນ:
"ຂ້ອຍຍັງມີຄວາມຍິນດີທີ່ຈະແຈ້ງໃຫ້ເຈົ້າຮູ້ວ່າຂ້ອຍຈະເປັນຈຸດສໍາຄັນຂອງການຕິດຕໍ່ຢູ່ໃນບໍລິສັດແລະຂ້ອຍຂໍແນະນໍາໃຫ້ເຈົ້າຕິດຕໍ່ຂ້ອຍໃນເວລາໃດກໍ່ຕາມດ້ວຍຄໍາຖາມຄໍາເຫັນແລະຄໍາຄິດເຫັນຂອງເຈົ້າ."
06 - ຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່
ຫນຶ່ງໃນພາກສ່ວນທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ແມ່ນສ່ວນທີ່ປະກອບມີວິທີການຕ່າງໆໃນການຕິດຕໍ່ກັບທ່ານ, ທັງຫມົດຢູ່ໃນສະຖານທີ່ຫນຶ່ງ. ພາກສ່ວນຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບຂອງທ່ານຕ້ອງລະບຸຢ່າງຈະແຈ້ງກ່ຽວກັບວິທີແລະເວລາທີ່ລູກຄ້າຂອງທ່ານສາມາດຕິດຕໍ່ກັບທ່ານໃນເວລາທີ່ເຂົາມີຄໍາຖາມຫຼືບັນຫາອື່ນໆ.
07 - ການຮັບປະກັນ
ນີ້ສ່ວນທ້າຍຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າຂອງທ່ານໃຫມ່ຄວນຂອບໃຈລູກຄ້າສໍາລັບທຸລະກິດຂອງເຂົາເຈົ້າ, ຫຼັງຈາກນັ້ນ reinforce ວ່າທ່ານຍິນດີຕ້ອນຮັບພວກເຂົາເປັນລູກຄ້າແລະພ້ອມທີ່ຈະເຮັດສິ່ງທີ່ມັນຕ້ອງໃຊ້ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພວກເຂົາພໍໃຈ.
ຄວາມຄິດດັ່ງກ່າວແມ່ນເພື່ອປິດຈົດຫມາຍໄວ້ໃນບັນທຶກທາງບວກ, ແລະປ່ອຍໃຫ້ຄວາມຮູ້ສຶກຂອງລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານຕ້ອນຮັບ, ຊື່ນຊົມແລະສໍາຄັນ.
ນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງປະໂຫຍກຫຼ້າສຸດຂອງຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານ:
"Jane, ຂໍຂອບໃຈທ່ານອີກເທື່ອຫນຶ່ງສໍາລັບການມອບໃຫ້ບໍລິສັດ Smith Consulting ກັບຄວາມຕ້ອງການທາງທຸລະກິດທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດຂອງທ່ານ. ພວກເຮົາມີຄວາມຍິນດີທີ່ຈະຮັບໃຊ້ທ່ານ."
08- ປິດ
ການປິດຈົດຫມາຍຍິນດີຕ້ອນຮັບລູກຄ້າໃຫມ່ຂອງທ່ານມີປະໂຫຍດ (ດ້ວຍຄວາມນັບຖື, ຄວາມນັບຖື, ຄວາມນັບຖື, ຄວາມຈິງແທ້ຂອງທ່ານ, ແລະອື່ນໆ), ລາຍເຊັນຂອງທ່ານແລະຊື່ແລະຊື່ຂອງທ່ານ.
ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະປະກອບມີລາຍເຊັນທີ່ແທ້ຈິງຂອງທ່ານແລະບໍ່ແມ່ນລາຍເຊັນທີ່ສ້າງໂດຍຄອມພິວເຕີ້ເພື່ອປັບຕົວຈົດຫມາຍ. ລາຍເຊັນຂອງທ່ານຄວນຈະຢູ່ລະຫວ່າງວາລະສານແລະຊື່ຂອງທ່ານ, ດັ່ງນັ້ນທ່ານຈຶ່ງຕ້ອງການທີ່ຈະອອກຈາກສະຖານທີ່ພິເສດເຫຼົ່ານີ້.