ເຮັດໃຫ້ມັນສັ້ນແຕ່ເຊີນ
Mim Carlson ແລະ Tori O'Neal-McElrath, ຜູ້ຂຽນຂອງການ ຊ່ວຍເຫຼືອລ້າ, ໂດຍຂັ້ນຕອນ , ຊີ້ໃຫ້ເຫັນວ່າຫນັງສືປົກຫຸ້ມຄວນ:
- ແນະນໍາອົງການຈັດຕັ້ງຂອງທ່ານໃຫ້ແກ່ບຸກຄົນທີ່ຖືກຕ້ອງ;
- ຮັບຮອງຜູ້ໃຫ້ທຶນວ່າໂຄງການນີ້ມີການສະຫນັບສະຫນູນຂອງ ຄະນະກໍາມະການ ຂອງທ່ານ;
- ແລະບອກສິ່ງທີ່ທ່ານກໍາລັງຮ້ອງຂໍສໍາລັບ ... ຫຼາຍປານໃດແລະສໍາລັບສິ່ງທີ່.
ເມື່ອທ່ານປະກອບມີຈົດຫມາຍປົກ?
ໃຊ້ຈົດຫມາຍສະບັບປະກອບສໍາລັບບົດສະເຫນີເພື່ອບໍລິສັດແລະຮາກຖານ, ແຕ່ບໍ່ແມ່ນສໍາລັບຄໍາຮ້ອງທຸກຂອງລັດຖະບານກາງຫຼືລັດ. ຜູ້ໃຫ້ທຶນເຫຼົ່ານັ້ນຕ້ອງການພຽງແຕ່ສິ່ງທີ່ພວກເຂົາຮ້ອງຂໍ. ພວກເຂົາບໍ່ຄ່ອຍຈະຂໍເອົາຫນັງສືປົກຫຸ້ມ.
ຄຸນລັກສະນະຂອງຈົດຫມາຍທີ່ດີ
ຈົດຫມາຍຂອງທ່ານຄວນຈະ:
- ສັ້ນ
- ໄປຫາຈຸດຢ່າງໄວວາ
- ຄວນບໍ່ພຽງແຕ່ເຮັດຊ້ໍາຂໍ້ມູນທີ່ຢູ່ໃນຂໍ້ສະເຫນີ
- ຄວນບອກຜູ້ອ່ານວ່າທ່ານເຂົ້າໃຈຜູ້ບັນຍາຍແລະວິທີການຊ່ວຍເຫຼືອຂອງທ່ານໃຫ້ສອດຄ່ອງກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງຜູ້ບັນຍາຍ
Beverly A. Browning, ຜູ້ຂຽນ Grant Writing for Dummies , ແນະນໍາວ່າທ່ານຂຽນຈົດຫມາຍສະບັບເຕັມຫຼັງຈາກທີ່ທ່ານໄດ້ສໍາເລັດການສະເຫນີທັງຫມົດ, ແລະໃນເວລາທີ່ທ່ານຢູ່ໃນໂປຣໄຟລສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນ. Browning ເວົ້າວ່າ:
"ເມື່ອທ່ານພິຈາລະນາຜົນສໍາເລັດອັນຍິ່ງໃຫຍ່ຂອງທ່ານ (ການສະເຫນີທຶນທີ່ສໍາເລັດແລ້ວ), ໃຫ້ການສ້າງສັນ, ເບື້ອງຂວາຂອງສະຫມອງຂອງທ່ານລົງໃນແລະເຊື່ອມຕໍ່ຄວາມຮູ້ສຶກຂອງທ່ານສໍາລັບຜູ້ທີ່ຈະຊ່ວຍເຮັດໃຫ້ແຜນຂອງທ່ານກາຍເປັນຄວາມຈິງ.
ການກໍານົດໃບຄໍາຮ້ອງຂອງທ່ານ
ປະຕິບັດຕາມພື້ນຖານເຫຼົ່ານີ້, ແລະທ່ານບໍ່ສາມາດໄປຜິດ:
- ໃຊ້ຫົວຈົດຫມາຍຂອງອົງກອນຂອງທ່ານ. ໃສ່ວັນທີດຽວກັນຢູ່ໃນຈົດຫມາຍສະບັບທີ່ມີຢູ່ໃນຄໍາຮ້ອງສະຫມັກທຶນຊ່ວຍເຫຼືອສໍາເລັດ. ນັ້ນແມ່ນວັນທີ່ທ່ານຈະສົ່ງຄໍາສະເຫນີການຊ່ວຍເຫຼືອແກ່ຜູ້ໃຫ້ທຶນ. ການນໍາໃຊ້ວັນທີດຽວກັນເຮັດໃຫ້ເອກະສານທັງຫມົດໃນຊຸດສະເຫນີຂອງທ່ານສອດຄ່ອງກັນ.
- ສໍາລັບທີ່ຢູ່ພາຍໃນ (ໄປຢູ່ເທິງສຸດຂອງຈົດຫມາຍ) ໃຊ້ຊື່ແລະຊື່ຂອງບຸກຄົນຫຼືຊື່ຜູ້ຕິດຕໍ່ຂອງບໍລິສັດ, ຕິດຕາມໂດຍຊື່ແຫຼ່ງທຶນ, ຊື່, ເມືອງ, ລັດແລະລະຫັດໄປສະນີ. ກວດສອບຂໍ້ມູນນີ້ສອງຄັ້ງໂດຍການໂທທາງໂທລະສັບຫຼືອີເມວ. ຂໍ້ມູນດັ່ງກ່າວປ່ຽນເລື້ອຍໆ, ດັ່ງນັ້ນໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີຊື່ແລະທີ່ຢູ່ປັດຈຸບັນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ເມື່ອທ່ານຍື່ນ ຄໍາຮ້ອງຂໍເງິນຊ່ວຍເຫຼືອເອເລັກໂຕຼນິກ , ທ່ານອາດຈະບໍ່ຮູ້ຊື່ໃດຫນຶ່ງ.
- ໃນຄໍາສະຫລຸບຂອງທ່ານ, ໃຫ້ໃຊ້ "Dear" ບວກກັບຫົວຂໍ້ສ່ວນບຸກຄົນ (ທ່ານ, ທ່ານ, ນາງ, ທ່ານດຣ. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ທ່ານເອົາຫນັງສືໄປຫາບຸກຄົນໃດຫນຶ່ງ. ໂທຫາພື້ນຖານຫຼືຫ້ອງການບໍລິສັດເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີບຸກຄົນທີ່ຖືກຕ້ອງແລະຊື່ສ່ວນຕົວທີ່ຖືກຕ້ອງ. ລາຍລະອຽດເຫຼົ່ານີ້ອາດຈະເບິ່ງຄືວ່າບໍ່ສໍາຄັນ, ແຕ່ພວກເຂົາເຈົ້າມີຄວາມສໍາຄັນ.
- ຫຍໍ້ຫນ້າທໍາອິດຂອງທ່ານຄວນສັ້ນແລະສຸມໃສ່. ແນະນໍາອົງການຈັດຕັ້ງຂອງທ່ານ (ຊື່ທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງຕົນ) ແລະບອກຜູ້ບັນຍັດວ່າທ່ານກໍາລັງຮ້ອງຂໍເງິນຫຼາຍປານໃດແລະເປັນຫຍັງ. ລວມເອົາປະໂຫຍກຫຼືສອງຂໍ້ກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ອົງກອນຂອງທ່ານປະຕິບັດ, ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນປະກອບມີຈຸດຄົ້ນຄວ້າຫນຶ່ງທີ່ສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າມີຄວາມຈໍາເປັນສໍາລັບສິ່ງທີ່ອົງກອນຂອງທ່ານເຮັດ.
- ຂຽນຫນຶ່ງຫຼືສອງວັກສັ້ນໆ. ບອກຈຸດປະສົງຂອງໂຄງການຂອງທ່ານແລະວິທີການທີ່ມັນເຫມາະສົມກັບພາລະກິດຂອງຜູ້ບັນຝັນຫຼືການວາງແຜນທຶນ. ລວມເອົາຄວາມຈິງທີ່ຄະນະກໍາມະການຂອງທ່ານສະຫນັບສະຫນູນໂຄງການຢ່າງເຕັມສ່ວນ.
- ຈົ່ງຢຸດຫນັງສືຂອງທ່ານດ້ວຍວັກບົດທີ່ສັງລວມ. ເພີ່ມສິ່ງທີ່ຫຸ້ນສ່ວນການຊ່ວຍເຫຼືອນີ້ສາມາດຫມາຍຄວາມວ່າສໍາລັບຜູ້ຊົມເປົ້າຫມາຍຂອງໂຄງການຂອງທ່ານ. ທ່ານອາດຕ້ອງການລວມເອົາການເຊື້ອເຊີນສໍາລັບການຢ້ຽມຢາມເວັບໄຊທ໌ໄດ້ອີກດ້ວຍ.
- ໃຊ້ການປິດເຊັ່ນ: "ດ້ວຍຄວາມນັບຖື."
- ຈົດຫມາຍຄວນໄດ້ຮັບການເຊັນໂດຍຜູ້ອໍານວຍການບໍລິຫານຫຼືປະທານຄະນະກໍາມະການ, ຫຼືທັງສອງ. ຂ້າງລຸ່ມລົງລາຍເຊັນ, ໃຫ້ໃສ່ຊື່ທໍາອິດຂອງຜູ້ລົງນາມ, ນາມສະກຸນກາງ, ນາມສະກຸນແລະຕໍາແຫນ່ງວຽກ. ເຖິງແມ່ນວ່າປະທານາທິບໍດີຫຼືຄະນະກໍາມະການຄວນຈະລົງນາມໃນຈົດຫມາຍ, ໃຫ້ລວມຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ສໍາລັບບຸກຄົນທີ່ດີທີ່ສຸດເພື່ອຕອບຄໍາຖາມຢູ່ໃນຕອນທ້າຍຂອງວັກທ້າຍ.
- ຢູ່ທາງລຸ່ມຂອງຈົດຫມາຍ, ໃສ່ຄໍາ, "ENCLOSURE" (ໃນທຸກຄໍາ).
ຫນັງສືປົກປິດຄວນຍາວປານໃດ?
ຜູ້ຊ່ຽວຊານສ່ວນຫຼາຍແນະນໍາວ່າທ່ານຈໍາກັດການຂຽນຈົດຫມາຍຂອງທ່ານໃຫ້ກັບຫນ້າຫນຶ່ງທີ່ມີສາມຫຼືສີ່ວັກ. ນັບຕັ້ງແຕ່ຜູ້ອ່ານມີຂໍ້ສະເຫນີທັງຫມົດເພື່ອປີນປ່າໄມ້, ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ລາວບໍ່ປາດສະຈາກການອ່ານຈົດຫມາຍສະບັບເຕັມ.
ຕົວຫນັງສືແລະຂໍ້ສະເພາະຂອງຈົດຫມາຍສະບັບຂອງທ່ານອາດຈະແຕກຕ່າງກັນບໍ່ວ່າຈະເປັນທ່ານໄດ້ຖືກເຊີນໃຫ້ສົ່ງຄໍາຮ້ອງທຸກຢ່າງເຕັມທີ່ຫຼັງຈາກທີ່ສົ່ງ ຈົດຫມາຍສອບຖາມ (LOI) , ຫຼືຖ້າໂຄງການນີ້ແມ່ນວິທີການທໍາອິດຂອງອົງກອນຂອງທ່ານຕໍ່ພື້ນຖານນີ້.
ຈົດຫມາຍສະບັບຕົວຢ່າງ
Mary Smith, PhD
Program Officer
ພື້ນຖານຊຸມຊົນ
4321 Common Lane
ບາງເມືອງ, YZ 55555
ຮັກທ່ານດຣ Smith:
ສູນບາງຄົນຂອງເມືອງບາງຄົນຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີເງິນຊ່ວຍເຫລືອ 50,000 ໂດລາສະຫະລັດແກ່ໂຄງການພັດທະນາຊຸມຊົນຂອງພວກເຮົາທີ່ມີຊື່ສຽງ Latino.
ໃນຖານະເປັນສູນກາງອາວຸໂສທີ່ໃຫຍ່ທີ່ສຸດໃນທຸກຂົງເຂດ, ການບໍລິການແກ່ຜູ້ສູງອາຍຸກວ່າ 450 ຄົນທຸກໆມື້, ພວກເຮົາຮູ້ເຖິງການປ່ຽນແປງປະຊາກອນໃນເຂດການບໍລິການຂອງພວກເຮົາ. ແລະພວກເຮົາຫມັ້ນສັນຍາທີ່ຈະເຕີບໂຕແລະປັບຕົວໃຫ້ແກ່ສູນຂອງພວກເຮົາເພື່ອຕອບສະຫນອງຄວາມຕ້ອງການທີ່ພົ້ນເດັ່ນຂື້ນ. ໂຄງການທົດລອງແບບຊຸມຊົນຂອງຊຸມຊົນ Latino ຊຸມຊົນຊັ້ນສູງຈະຊ່ວຍໃຫ້ພວກເຮົາທົດລອງຄວາມພະຍາຍາມຫນຶ່ງປີເພື່ອກໍານົດວ່າສູນຂອງພວກເຮົາສາມາດປະຕິບັດໄດ້ຢ່າງໃດ.
- ໃຫ້ການເຂົ້າເຖິງການບໍລິການດ້ານສຸຂະພາບແລະສັງຄົມໃຫ້ແກ່ຜູ້ສູງອາຍຸໃນຊຸມຊົນ Latino ທີ່ໄດ້ຮັບການບໍລິການໂດຍສູນຂອງພວກເຮົາ, ແລະ
- ຍົກສູງແລະເຊື່ອມໂຍງກັບຄວາມສາມາດດ້ານວັດທະນະທໍາຂອງຄະນະ, ພະນັກງານ, ແລະອາສາສະຫມັກຂອງບາງສູນກາງຂອງອາຊີ.
ຄະນະກໍາມະການຂອງພວກເຮົາແມ່ນຄວາມກະຕືລືລົ້ນກ່ຽວກັບໂຄງການນີ້ແລະມີຄວາມຕັ້ງໃຈທີ່ຈະເປີດຕົວດັ່ງນັ້ນພວກເຮົາສາມາດກາຍເປັນສູນກາງທີ່ມີຄຸນນະພາບສູງແລະມີຄຸນນະພາບດ້ານວັດທະນະທໍາສໍາລັບຜູ້ສູງອາຍຸໃນຊຸມຊົນຂອງພວກເຮົາທັງຫມົດທີ່ຕ້ອງການການບໍລິການເຫຼົ່ານີ້. ພວກເຮົາຄວນຊອກຫາໃນຕອນທ້າຍຂອງປີທົດລອງຂອງພວກເຮົາວ່າໂຄງການນີ້ແມ່ນ, ໃນຄວາມເປັນຈິງ, ຜົນປະໂຫຍດ, ຄະນະຂອງພວກເຮົາໄດ້ມຸ່ງຫມັ້ນທີ່ຈະລວມເອົາສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຄ່າໃຊ້ຈ່າຍປະຈໍາປີຂອງໂຄງການໃນງົບປະມານການປະຕິບັດງານປະຈໍາປີຂອງພວກເຮົາເພື່ອໃຫ້ໂຄງການກາຍເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງບໍລິການຫຼັກຂອງພວກເຮົາ ທີ່ຢູ່
ໂດຍຜ່ານໂຄງການນີ້, ສູນຈະກາຍເປັນຜູ້ນໍາສົ່ງຂັ້ນຕົ້ນໂດຍ Health Access Latinos, ຄອບຄົວຂອງເມືອງໃດກໍ່ຕາມ, ແລະສາມຫ້ອງການຊຸມຊົນພາຍໃນຄຶ່ງສິບໄມໄມຂອງສູນກາງຂອງພວກເຮົາ. ພວກເຮົາຍັງຈະຍອມຮັບການອ້າງອິງຂອງຜູ້ສູງອາຍຸເວົ້າພາສາແອສປາໂຍນຈາກອົງການຊຸມຊົນອື່ນໆໃນເຂດບໍລິການທັນທີທັນໃດ.
ຂອບໃຈສໍາລັບການພິຈາລະນາຄໍາຮ້ອງຂໍຂອງພວກເຮົາ. ຂ້າພະເຈົ້າຈະຕິດຕາມກັບທ່ານໃນອາທິດຖັດໄປເພື່ອຕອບຄໍາຖາມໃດໆທີ່ທ່ານອາດຈະມີ, ເຊັ່ນດຽວກັນເພື່ອຮຽນຮູ້ວ່າພວກເຮົາຈະພົບກັບທ່ານເພື່ອປຶກສາຫາລືກ່ຽວກັບຄຸນຄ່າຂອງບົດສະເຫນີຂອງພວກເຮົາ. ໃນຂະນະດຽວກັນ, ຖ້າທ່ານມີຄໍາຖາມໃດໆ, ກະລຸນາຕິດຕໍ່ Connie Jones, ຜູ້ອໍານວຍການພັດທະນາຂອງພວກເຮົາ, (555) 555-5555, x555, ຫຼື cjones@scsc.org.
ດ້ວຍຄວາມນັບຖື,
Jane Lovely
ຜູ້ອໍານວຍການບໍລິສັດ
ENCLOSURE
* ຈົດຫມາຍສະບັບພິມ (ມີການດັດແປງ) ດ້ວຍການອະນຸຍາດຈາກການ ຊ່ວຍເຫຼືອລ້າ, ຂັ້ນຕອນ ທີສອງ, ສະບັບທີສອງ, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 ວິທີທີ່ຈະຂີ້ຝຸ່ນຈົດຫມາຍຂອງທ່ານ
- ຂຽນຫຼາຍເກີນໄປ. ຫນັງສືປົກຫຸ້ມບໍ່ແມ່ນວິທະຍາສາດ, ມັນກໍ່ບໍ່ແມ່ນຄໍາສະເຫນີຢ່າງເຕັມທີ່. ຮັກສາສັ້ນແລະໃຫ້ຄໍາແນະນໍາ: ໃຫ້ຄົນອື່ນອ່ານມັນ. ພວກເຂົາເຂົ້າໃຈມັນບໍ?
- ການນໍາໃຊ້ຄໍາສັບໃຫຍ່ . ຖ້າທ່ານໄດ້ຮຽນຈົບການສຶກສາ, ທ່ານໄດ້ຮຽນຮູ້ທີ່ຈະຂຽນໃນແບບທີ່ສັບສົນ. ຢ່າເຮັດສິ່ງທີ່ຢູ່ທີ່ນີ້. ທ່ານບໍ່ໄດ້ພະຍາຍາມທີ່ຈະປະທັບໃຈກັບຄົນທີ່ມີຄວາມເຂົ້າໃຈ. ທ່ານພຽງແຕ່ຕ້ອງການລະບຸກໍລະນີຂອງທ່ານຕາມທໍາມະຊາດເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້. ຖ້າທ່ານບໍ່ຮູ້ວ່າເວລາທີ່ທ່ານກໍາລັງຂຽນລາຍລະອຽດເກີນໄປ, ໃຫ້ໃຊ້ app ເຊັ່ນ Hemingway. ມັນຈະບອກທ່ານໃນເວລາທີ່ປະໂຫຍກຂອງທ່ານມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການອ່ານແລະເວລາທີ່ທ່ານເວົ້າເກີນໄປ.
- ເຮັດໃຫ້ຂໍ້ຜິດພາດ Grammatical . ຖ້າທ່ານບໍ່ແນ່ໃຈວ່າຫຼັກໄວຢາກອນຂອງທ່ານ, ຢ່າໃຊ້ໂອກາດ. ໃຊ້ການກວດສອບໄວຍະກອນໃນ WORD ແລະ, ຍັງດໍາເນີນການຮ່າງຂອງທ່ານຜ່ານ app ເຊັ່ນ Grammarly. ມີສະບັບຟຣີ, ແຕ່ວ່າສະບັບຈ່າຍໄດ້ດີເກີນກວ່າການກວດສອບໄວຍະກອນທີ່ຈໍາເປັນປົກກະຕິ.
ທ່ານສາມາດເຮັດໃຫ້ຫນັງສືໃບລານຂອງທ່ານຢືນຢູ່ໄດ້ແນວໃດ?
ຂໍຂອບໃຈທີ່ເວົ້າ, ແຕ່ວ່າການສະເຫນີການຊ່ວຍເຫຼືອຂອງທ່ານອາດຈະຢູ່ໃນຫຼາຍຮ້ອຍຫລືຫຼາຍພັນຄົນທີ່ພື້ນຖານປົກກະຕິຈະເຫັນໃນໄລຍະປີສະເລ່ຍ. ຈົດຫມາຍສະບັບປົກຂອງທ່ານສາມາດເຮັດໃຫ້ຄວາມແຕກຕ່າງໃນການຕັດໃຫ້ຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປສູ່ກອງທຶນ. ແຕ່ວິທີທີ່ທ່ານສາມາດເຮັດໃຫ້ມັນໂດດເດັ່ນໄດ້ແນວໃດ?
ດີ, ບໍ່ລອງຫຍັງ "ງາມ." ເຈົ້າຫນ້າທີ່ຂັ້ນພື້ນຖານຈະບໍ່ໄດ້ຮັບການປະທັບໃຈ. ແຕ່ທ່ານສາມາດປະກອບມີວັກໆວ່າເປັນຫຍັງອົງການຈັດຕັ້ງຂອງທ່ານແມ່ນຫນຶ່ງໃນທີ່ສາມາດເຮັດສໍາເລັດພາລະກິດນີ້ໄດ້ດີທີ່ສຸດ. ການສໍາຫຼວດອົງການແຂ່ງຂັນຂອງທ່ານແລະປະເມີນວິທີການແລະບ່ອນທີ່ທ່ານດີເດັ່ນ. ມັນອາດຈະຢູ່ໃນຄວາມເຂັ້ມແຂງຂອງພະນັກງານແລະອາສາສະຫມັກຂອງທ່ານ, ປະສົບການຂອງທ່ານກັບບັນຫານີ້, ຫຼືສະຫນັບສະຫນູນຂອງຊຸມຊົນທີ່ທ່ານມັກ.
ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງບອກເຖິງຊື່ຂອງຄູ່ແຂ່ງຫຼືວິພາກວິຈານພວກເຂົາ. ພຽງແຕ່ເນັ້ນຫນັກໃສ່ຈຸດແຂງຂອງທ່ານ. ນີ້ຈະເປັນເວລາທີ່ດີທີ່ຈະປຶກສາກັບຜູ້ອື່ນໃນຫ້ອງການ. ດຶງຄົນຈໍານວນຫນຶ່ງມາຮ່ວມກັນແລະຄິດເຖິງວິທີການທີ່ບໍ່ຫວັງຜົນກໍາໄລຂອງທ່ານ.
ຊັບພະຍາກອນ:
Storytelling ສໍາລັບ Grantseekers , ສະບັບທີສອງ, Cheryl A. Clarke, Jossey -Bass, 2009, ຊື້ຈາກ Amazon.
ລາງວັນຊະນະເລີດໂດຍຂັ້ນຕອນ: ປື້ມຄູ່ມືສໍາລັບການວາງແຜນ, ການພັດທະນາແລະການຂຽນຄໍາແນະນໍາທີ່ປະສົບຜົນສໍາເລັດ, ຮຸ່ນທີ 4, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, ຊື້ຈາກ Amazon
ຂຽນ Grant ສໍາລັບ Dummies , 5th Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. ຊື້ຈາກ Amazon
ກັບຄືນໄປບ່ອນ ວິທີການຂຽນບົດສະເຫນີເງິນຊ່ວຍເຫຼືອ.