ວິທີສ້າງລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານສໍາລັບທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍ
ສໍາລັບທຸລະກິດຈໍານວນຫຼາຍ, ຈຸດສຸມຂອງການຄຸ້ມຄອງເອກະສານແມ່ນກ່ຽວກັບການຈັດຕັ້ງແລະການເກັບຮັກສາເອກະສານ. ພວກເຂົາຕ້ອງການທີ່ຈະສາມາດຈັດເກັບເອກະສານໄດ້ໃນແບບທີ່ຖືກຈັດໄວ້ແລະປອດໄພທີ່ຍັງຊ່ວຍໃຫ້ເອກະສານສາມາດພົບໄດ້ງ່າຍ.
ບົດຄວາມນີ້ຈະສະແດງວິທີການສ້າງລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານທີ່ເຮັດແບບນັ້ນ.
ຖ້າທ່ານພິມ "ການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ" ເຂົ້າໃນເຄື່ອງຈັກຊອກຫາໃດກໍ່ຕາມ, ທ່ານຈະໄດ້ຮັບລາຍຊື່ຂອງ "ການແກ້ໄຂ" ການຄຸ້ມຄອງເອກະສານທີ່ຍາວນານ, ເຊິ່ງມີໂປແກຼມຕ່າງໆຫຼືໂປຼແກຼມທີ່ໂຄສະນາຂໍ້ໄດ້ປຽບຂອງການມີ ຫ້ອງການ ບໍ່ມີ paperless .
ຊອບແວການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຫຼືກິດ, ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ໄດ້ຖືກອອກແບບເພື່ອປັບປຸງການຄຸ້ມຄອງທຸລະກິດຂອງທ່ານ ໄຟລ໌ເອເລັກໂຕຣນິກ . ບັນຫາແມ່ນວ່າທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍຈໍານວນຫຼາຍຕ້ອງຈັດການກັບຂໍ້ມູນທີ່ເກົ່າແກ່ຢູ່ເທິງເອກະສານເຈ້ຍແລະເອເລັກໂຕຣນິກ - ແລະໃນບາງກໍລະນີອັດຕາສ່ວນຂອງຂໍ້ມູນກະດາດແມ່ນມີຫຼາຍຂຶ້ນ.
ຫນຶ່ງໃນການແກ້ໄຂບັນຫາຂອງການມີສະພາບແວດລ້ອມຂໍ້ມູນປະສົມປະສານຈະເປັນການນໍາໃຊ້ລະບົບຮູບພາບເອກະສານເພື່ອປ່ຽນເອກະສານທັງຫມົດຂອງທຸລະກິດຂອງທ່ານເປັນຮູບແບບເອເລັກໂຕຣນິກ. ແຕ່ນີ້ແມ່ນລາຄາແພງແລະໃຊ້ເວລາຫຼາຍສໍາລັບທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍຫຼາຍ.
ຂ່າວດີແມ່ນວ່າທ່ານສາມາດເຮັດໃຫ້ພື້ນຖານຂອງລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຢູ່ໃນສະຖານທີ່ໂດຍບໍ່ມີການຊື້ຊອບແວພິເສດໃດໆຫຼືຈະຜ່ານຮູບພາບການຖ່າຍໂອນເອກະສານ.
ລະບົບບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງສັບສົນ; ທ່ານພຽງແຕ່ຕ້ອງລົງທຶນເວລາໃນການວາງແຜນແລະປະຕິບັດມັນ.
ວິທີການສ້າງລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ
ການສ້າງຕັ້ງລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານກ່ຽວຂ້ອງກັບສາມຂັ້ນຕອນ;
- ການສ້າງແຜນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ,
- ປະຕິບັດແຜນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ,
- ແລະຕໍ່ໄປໂດຍຜ່ານການ.
ຂັ້ນຕອນທໍາອິດ, ການສ້າງແຜນການ, ມີການຕອບຄໍາຖາມເຫຼົ່ານີ້ສີ່:
ກົດລະບຽບສໍາລັບການສ້າງເອກະສານແມ່ນຫຍັງ?
ໃບແຈ້ງຫນີ້ , ຈົດຫມາຍເຕືອນການຈ່າຍເງິນ, ແຜ່ນພັບຂາຍ, ອີເມລ໌, ຕາຕະລາງ ງົບປະມານ , ຕາຕະລາງ, ບົດລາຍງານ - ທຸລະກິດທັງຫມົດສ້າງເອກະສານຕ່າງໆໃນໄລຍະການເຮັດແລະຕິດຕາມທຸລະກິດ. ແລະເພື່ອຮັກສາສິ່ງຕ່າງໆ, ທຸລະກິດທັງຫມົດຕ້ອງສ້າງກົດລະບຽບສໍາລັບການສ້າງເອກະສານ.
ຕົວຢ່າງ, ມີແມ່ແບບພາຍໃນເຮືອນສໍາລັບບາງເອກະສານທຸລະກິດມາດຕະຖານຂອງທ່ານ, ເຊັ່ນ ຈົດຫມາຍ ແລະໃບເກັບເງິນ, ແລະບ່ອນທີ່ພວກເຂົາຢູ່ບ່ອນໃດ?
ມີຄໍາແນະນໍາແບບແບບພາຍໃນເຮືອນທີ່ຕ້ອງໄດ້ຮັບການຕິດຕາມ?
ເອກະສານໃຫມ່ຄວນຈະຖືກລົງວັນທີແລະ / ຫຼືເວລາທີ່ຖືກສັງລວມ?
ຂັ້ນຕອນຄວນຈະເຮັດແນວໃດຕໍ່ການແບ່ງປັນຫຼືທົບທວນເອກະສານ?
ສໍາລັບບາງທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍ, ຈຸດດຽວກ່ຽວກັບການສ້າງເອກະສານທີ່ສໍາຄັນແມ່ນບ່ອນທີ່ແມ່ແບບສໍາລັບເອກະສານທຸລະກິດຕ່າງໆແລະວິທີການນໍາໃຊ້. ແຕ່ຖ້າການສ້າງເອກະສານໃນທຸລະກິດຂອງທ່ານກ່ຽວຂ້ອງກັບຄົນອື່ນທີ່ຮ່ວມມືກັນ, ການທົບທວນຄືນຫຼືການປັບປຸງເອກະສານຕ່າງໆ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໃຊ້ເວລາໃນການຕັດສິນໃຈວ່າວິທີການເຫຼົ່ານີ້ຄວນຈະເຮັດແນວໃດເພື່ອຮັບປະກັນປະສິດທິພາບແລະຄວາມສອດຄ່ອງ.
ພວກເຮົາຈະເກັບຮັກສາເອກະສານແນວໃດ?
ມີຕົວຈິງສອງດ້ານຕໍ່ຄໍາຖາມນີ້.
ທໍາອິດກ່ຽວຂ້ອງກັບລັກສະນະທາງດ້ານຮ່າງກາຍຂອງການເກັບຮັກສາ. ເຖິງແມ່ນວ່າທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍຂອງທ່ານແມ່ນເກັບຮັກສາເອກະສານໃນຕູ້ເອກະສານ, ມີຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການເກັບຮັກສາ; ບໍ່ພຽງແຕ່ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍຂອງຕູ້ເອກະສານທີ່ຕົນເອງ, ແຕ່ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍຂອງເວລາທີ່ທ່ານແລະ / ຫຼືພະນັກງານຂອງທ່ານຍື່ນເອກະສານຫຼືໄປຫາພວກເຂົາ. ໃນຄວາມເປັນຈິງ, ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທີ່ໃຫຍ່ທີ່ສຸດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການເກັບຮັກສາ, ສໍາລັບທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍສ່ວນໃຫຍ່ແມ່ນອາດຈະເປັນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທີ່ໃຊ້ເວລາເສຍເວລາໃນເວລາທີ່ຜູ້ຄົນກໍາລັງຊອກຫາເອກະສານ.
ລັກສະນະທີສອງຂອງການເກັບຮັກສາເອກະສານແມ່ນການຈັດຕັ້ງ; ເອກະສານຈະຍື່ນເອກະສານແນວໃດ? ສິ່ງສໍາຄັນໃນການຍື່ນເອກະສານແມ່ນເພື່ອປະຕິບັດຕາມການປະຕິບັດການຈັດການໄຟລ໌ທີ່ດີ.
ທ່ານຍັງຈໍາເປັນຕ້ອງຮູ້ວິທີທີ່ທ່ານຈະເກັບເອກະສານຕ່າງໆ. ທ່ານຈະຈັດການໄຟລ໌ທີ່ກໍາລັງຫມົດອາຍຸຫຼືພຽງແຕ່ກຽມພ້ອມທີ່ຈະຍ້າຍໄປທີ່ເຄື່ອງບັນທຶກກັບຄືນໃນລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຂອງທ່ານ?
ຢູ່ໃກ້ຈຸດເລີ່ມຕົ້ນຂອງແຕ່ລະປີ, ຂ້າພະເຈົ້າໄດ້ຜ່ານໄຟລ໌ຕ່າງໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບວຽກງານໃນຄອມພິວເຕີ້ຂອງຂ້າພະເຈົ້າ, ອອກຈາກສິ່ງທີ່ບໍ່ມີຢູ່ໃນປັດຈຸບັນ, ແລະສ້າງໂຟເດີໃຫມ່ທີ່ມີຊື່ວ່າປີແລະ / ຫຼືຫົວຂໍ້, ການເຄື່ອນຍ້າຍໄຟລ໌ຕາມຄວາມຕ້ອງການ.
ດຽວກັນສາມາດເຮັດໄດ້ດ້ວຍໄຟລ໌ເຈ້ຍ; ມັນບໍ່ຍາກທີ່ຈະເອົາເອກະສານອາຍຸ (er) ຈາກໂຟເດີແຟ້ມແລະປ້າຍແລະສ້າງໃຫມ່ທີ່ມີ "ເກົ່າ" ໃນຫົວຂໍ້. ບາງຊອບແວສະຫນອງອັດຕະໂນມັດການເກັບຮັກສາທາງເລືອກ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນ Microsoft Outlook ຊ່ວຍໃຫ້ຄຸນສາມາດເກັບອີເມວເກົ່າໄດ້.
ວິທີການດຶງເອົາເອກະສານສາມາດງ່າຍດາຍໄດ້ແນວໃດ?
ຄໍາຖາມນີ້ແມ່ນຫົວໃຈຂອງລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຂອງທ່ານ. ໃນການສໍາຫຼວດທີ່ດໍາເນີນໂດຍ Leger Marketing ສໍາລັບ Xerox ການາດາ, ເຈົ້າຂອງທຸລະກິດ SMB ຂອງຈີນແລະຜູ້ຈັດການສະເລ່ຍໄດ້ກ່າວວ່າມັນມີມູນຄ່າ $ 2,152 ຕໍ່ປີໃນການຄຸ້ມຄອງແລະຈັດເກັບເອກະສານແລະປະມານຫນຶ່ງຊົ່ວໂມງຕໍ່ມື້ເພື່ອຄົ້ນຫາເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ (globeandmail.com).
ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ, ການປະຕິບັດການຍື່ນຄໍາຮ້ອງທີ່ດີສາມາດໄປສູ່ວິທີທາງທີ່ຍາວໄກຕໍ່ການແກ້ໄຂບັນຫາ. ຄົ້ນຫາບົດຄວາມການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ມູນໃນເວັບໄຊນີ້ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານເລີ່ມຕົ້ນ. ຖ້າທ່ານເຮັດສິ່ງຕ່າງໆເຊັ່ນການປະຕິບັດຕາມ ສົນທິສັນຍາລະ ບຸຢ່າງເຄັ່ງຄັດ, ຕົວຢ່າງ, ເອກະສານຈະງ່າຍຕໍ່ການຊອກຫາ.
ແລະບໍ່ວ່າທ່ານເປັນ ເຈົ້າຂອງດຽວ ທີ່ເຮັດວຽກງານ solo ຫຼືເຈົ້າຂອງທຸລະກິດທີ່ມີ ພະນັກງານ , ຂ້າພະເຈົ້າຂໍແນະນໍາໃຫ້ ສ້າງລາຍຊື່ສະຖານທີ່ໄຟລ໌ ທີ່ຈະເຕືອນຜູ້ໃຊ້ທີ່ມີໄຟລ໌ໃດຫນຶ່ງ - ແລະບ່ອນທີ່ຈະຊອກຫາເອກະສານສະເພາະ. ຖ້າທຸລະກິດຂອງທ່ານມີຄວາມຄ້າຍຄືກັບຫຼາຍທີ່ສຸດ, ຈົ່ງຈື່ຈໍາວ່າໄຟລ໌ຈະຢູ່ໃນລະບົບຄອມພິວເຕີ, ເຄື່ອງແມ່ຂ່າຍພາຍໃນ, ໃນ ເມຄ , ຫຼືຖ້າຢູ່ໃນຮູບແບບກະດາດທີ່ຖືກຈັດໃສ່ໃນສະຖານທີ່ທາງດ້ານຮ່າງກາຍເຊັ່ນ: ຕູ້ເອກະສານ. ຕົວຢ່າງ, ສົມມຸດວ່າທ່ານໃຊ້ຮູບພາບ, ວິດີໂອຫຼືຮູບພາບເຈ້ຍເຖິງແມ່ນໃນທຸລະກິດຂອງຂ້ອຍ. ລາຍການໃນບັນຊີລາຍຊື່ສະຖານທີ່ຂອງທ່ານອາດຈະເປັນ:
ພາບ / ວິດີໂອດິຈິຕອນ: ເຄື່ອງຄອມພິວເຕີ (ຫຼືເຄື່ອງແມ່ຂ່າຍ) - ໄຟລ໌ E: / ຮູບພາບ - ໄຟລ໌ໃນໂຟນເດີທີ່ເຫມາະສົມ
ຮູບພາບກະດາດ: ແຜ່ນປ້າຍທະບຽນ 3 - ຮູບພາບ - ອັນຟາໂດຍຫົວເລື່ອງ
ຮວບຮວມເຄືອຂ່າຍຫຼືໄຟລ໌ຮຸ້ນທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນຄວນໄດ້ຮັບການຕິດສະຫຼາກຕາມເນື້ອຫາທີ່ຄວນຈະຮວບຮວມຕູ້ຕູ້.
ພວກເຮົາສາມາດເຮັດ / ຮັກສາເອກະສານຂອງພວກເຮົາຢ່າງປອດໄພແນວໃດ?
ເສັ້ນທໍາອິດຂອງການປ້ອງກັນສໍາລັບການຮັກສາເອກະສານແມ່ນການຮັກສາພື້ນ ຖານ ທາງດ້ານ ທຸລະກິດ ດ້ວຍຕົນເອງ. ທຸລະກິດທັງຫມົດຕ້ອງມີລະບົບຄວາມປອດໄພ, ເຊັ່ນ: ລະບົບເຕືອນໄພ, ການຕິດຕັ້ງ - ເຖິງແມ່ນ ທຸລະກິດທີ່ບ້ານ .
ທຸລະກິດອາດຈະຕ້ອງການຫຼືຕ້ອງການລົງທຶນໃນອຸປະກອນຄວາມປອດໄພອື່ນໆເຊັ່ນ: ປ່ອງປ່ອງ / ເຕົາໄຟ, ກ້ອງຖ່າຍຮູບຄວາມປອດໄພແລະ / ຫຼືການບໍລິການ patrol. ທ່ານສາມາດໃຊ້ເວລາທັງຫມົດທີ່ທ່ານຕ້ອງການສ້າງລະຫັດຜ່ານແລະການເຂົ້າລະຫັດໄຟລ໌ໃນການພະຍາຍາມປົກປ້ອງໄຟລ໌ເອເລັກໂຕຣນິກຂອງທ່ານ, ແຕ່ວ່າມັນບໍ່ສໍາຄັນຫຼາຍຖ້າວ່າຜູ້ໃດຜູ້ຫນຶ່ງສາມາດຍ່າງໄປແລະລັກຄອມພິວເຕີແລະຂັບແຂງຂອງທ່ານ.
ທັງຫມົດຕູ້ຄວນຈະ lockable ແລະເກັບຮັກສາໄວ້ locked ຫຼັງຈາກເວລາເຮັດວຽກ (ແລະ locked ໃນເວລາກາງຄືນຖ້າບໍ່ມີໃຜເຊື່ອຖືໄດ້ຈະຢູ່ໃກ້ຊິດ).
ຂັ້ນຕອນການຮັກສາຄວາມປອດໄພທົ່ວໄປສໍາລັບເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການສໍາຮອງຂໍ້ມູນຢ່າງເປັນປົກກະຕິແລະເກັບຮັກສາເອກະສານສໍາຮອງຢູ່ບ່ອນອື່ນນອກເຫນືອຈາກຮາດໄດດຽວກັນທີ່ມີເອກະສານຕົ້ນສະບັບ. ນອກສະຖານທີ່ແມ່ນດີທີ່ສຸດເພື່ອປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ ຂໍ້ມູນທຸລະກິດ ຂອງທ່ານຖືກທໍາລາຍໂດຍ ໄພພິບັດທາງທໍາມະຊາດ - ແຕ່ເປັນເຫດຜົນທີ່ວ່າເມຄແມ່ນ ເຫມາະສົມສໍາລັບທຸລະກິດ .
ທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍທີ່ມີເພື່ອນຮ່ວມງານຫຼືພະນັກງານທີ່ແບ່ງປັນເຄືອຂ່າຍຄອມພິວເຕີ້ດຽວກັນກໍ່ອາດຕ້ອງການຈໍາກັດການເຂົ້າເຖິງຂອງຜູ້ໃຊ້ບາງຢ່າງດັ່ງນັ້ນພວກເຂົາສາມາດໃຊ້ຫຼືເບິ່ງບາງສ່ວນຂອງຊັບພະຍາກອນຂອງເຄືອຂ່າຍເທົ່ານັ້ນ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນ, ທ່ານອາດຈະມີລະບົບເຄືອຂ່າຍຫລືບໍລິການແລກປ່ຽນຂໍ້ມູນ cloud ທີ່ມີຊື່ວ່າ "Accounting" ທີ່ມີການເຂົ້າເຖິງການຄຸ້ມຄອງເທົ່ານັ້ນ. ເຖິງແມ່ນວ່າຜູ້ໃຊ້ສາມາດເຂົ້າເຖິງຊັບພະຍາກອນເຊັ່ນ: ແອັບພລິເຄຊັນ, ເອກະສານສະເພາະໃດຫນຶ່ງສາມາດຖືກປ້ອງກັນລະຫັດຜ່ານ. ເນື້ອຫາຂອງເອກະສານສາມາດຖືກເຂົ້າລະຫັດໄດ້, ເຮັດໃຫ້ພວກເຂົາສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ແກ່ຜູ້ທີ່ມີລະຫັດການເຂົ້າລະຫັດທີ່ຕ້ອງການ.
ການລ່ວງລະເມີດພະນັກງານເປັນອັນຕະລາຍຕໍ່ຄວາມປອດໄພຂອງຂໍ້ມູນ. ທຸລະກິດຂະຫນາດນ້ອຍທີ່ມີພະນັກງານຄວນຈະເຮັດໃຫ້ການກວດສອບຄວາມຈິງແລະການກວດສອບພື້ນຫລັງກ່ຽວກັບພະນັກງານກ່ຽວກັບເລື່ອງນະໂຍບາຍ.
ການປະຕິບັດລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຂອງທ່ານ
ເມື່ອທ່ານໄດ້ສ້າງແຜນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຂອງທ່ານໂດຍຕອບຄໍາຖາມຂ້າງເທິງ, ທ່ານພ້ອມແລ້ວທີ່ຈະປະຕິບັດມັນ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພະນັກງານຂອງທ່ານທັງຫມົດຮູ້ລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານທຸລະກິດຂອງທ່ານແລະຕິດຕາມຂັ້ນຕອນທີ່ເຫມາະສົມໃນເວລາສ້າງ, ເກັບຮັກສາແລະເກັບກໍາເອກະສານ.
ນອກນັ້ນທ່ານຍັງຈະຕ້ອງໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທຸກຄົນທີ່ເຂົ້າເຖິງແລະນໍາໃຊ້ເອກະສານພາຍໃນອົງກອນຂອງທ່ານຕໍ່ໄປໂດຍການເຮັດສິ່ງຕ່າງໆເຊັ່ນການຕັ້ງຊື່ແລະຈັດເກັບເອກະສານຢ່າງເຫມາະສົມ. ກວດເບິ່ງຈຸດທີ່ເປັນປະຈໍາເພື່ອທົດສອບວ່າໄຟລ໌ໂດຍສະເພາະແມ່ນສາມາດຊອກຫາໄດ້ງ່າຍແລະປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ມີຄວາມບໍ່ພໍໃຈ.
ທ່ານສາມາດສ້າງຕັ້ງລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານພາຍໃນຫນຶ່ງມື້ແຕ່ປະຕິບັດຕາມການເວລາຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງຈະເປັນກຸນແຈສໍາລັບຄວາມສໍາເລັດຂອງມັນ. ລາງວັນແມ່ນໃຫຍ່ - ສາມາດຊອກຫາສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການໃນເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງການແລະສັນຕິພາບ.