ໃນແຕ່ລະປີ, ນາຍຈ້າງຈໍາເປັນຕ້ອງສົ່ງລາຍງານໃຫ້ພະນັກງານສະແດງໃຫ້ເຫັນຄ່າຈ້າງແລະຄ່າຈ້າງທັງຫມົດຂອງເຂົາເຈົ້າ, ດັ່ງນັ້ນພະນັກງານສາມາດລວມເອົາຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບຜົນຕອບແທນຂອງພວກເຂົາ. ບົດລາຍງານດັ່ງກ່າວຍັງຕ້ອງໄດ້ຍື່ນກັບອົງການປົກຄອງສັງຄົມ. ບົດລາຍງານນີ້ແມ່ນແບບຟອມ W-2.
ກ່ອນທີ່ທ່ານຈະກະກຽມແລະສົ່ງແບບຟອມ W-2 ໃຫ້ແກ່ພະນັກງານແລະອົງການປົກປ້ອງຄວາມປອດໄພສັງຄົມ, ໃຫ້ປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນເຫຼົ່ານີ້ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງລຽບງ່າຍ.
01 - ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານໄດ້ແບ່ງອອກເປັນແຮງງານຢ່າງຖືກຕ້ອງເປັນພະນັກງານ
ພະນັກງານ ແມ່ນພະນັກງານທີ່ເຮັດວຽກຕາມທິດທາງຂອງນາຍຈ້າງ. ໂດຍທົ່ວໄປ, ຜູ້ໃດຜູ້ຫນຶ່ງທີ່ດໍາເນີນການບໍລິການສໍາລັບອົງການແມ່ນພະນັກງານຖ້າອົງການສາມາດຄວບຄຸມສິ່ງທີ່ຈະເຮັດແລະວິທີການເຮັດ.
ອີກດ້ານຫນຶ່ງ, ຜູ້ ຮັບເຫມົາເອກະລາດ ແມ່ນບຸກຄົນຫຼືທຸລະກິດທີ່ໃຫ້ບໍລິການແກ່ບຸກຄົນອື່ນຫຼືທຸລະກິດ. ຜູ້ຮັບເຫມົາເອກະລາດແມ່ນບຸກຄົນທຸລະກິດທີ່ແຍກຕ່າງຫາກແລະບໍ່ໄດ້ຖືວ່າເປັນພະນັກງານ. ບາງຕົວຢ່າງຂອງຜູ້ຮັບເຫມົາເອກະລາດແມ່ນຜູ້ປຶກສາ, ຕົວແທນ, ຫຼືນາຍຫນ້າ. ວຽກງານຂອງຜູ້ຮັບເຫມົາເອກະລາດແມ່ນເລື້ອຍໆຫຼືບໍ່ຈໍາເປັນຕໍ່ທຸລະກິດ; ຍົກຕົວຢ່າງ, ການບໍລິການທໍາຄວາມສະອາດ, ລະບົບຈ່າຍເງິນ, ຫຼືການບໍລິການ IT.
ອ່ານເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບການ ຈໍາແນກແຮງງານເປັນພະນັກງານຫຼືຜູ້ຮັບເຫມົາທີ່ເປັນເອກະລາດ , ແລະປຶກສາຫາລືກັບທະນາຍຄວາມການຈ້າງງານເພື່ອການຊ່ວຍເຫຼືອ.
02 - ກວດເບິ່ງວັນທີການແຈກຢາຍແລະຍື່ນສໍາລັບປີທີ່ຜ່ານມາ
ສອງຂັ້ນຕອນແມ່ນມີສ່ວນຮ່ວມໃນຂະບວນການ W-2. ຂັ້ນຕອນທໍາອິດແມ່ນການແຈກຢາຍແບບຟອມ W-2 ໃຫ້ກັບພະນັກງານ. ຂັ້ນຕອນທີສອງແມ່ນການຍື່ນແບບຟອມເຫຼົ່ານີ້ກັບອົງການປົກຄອງປະກັນສັງຄົມ. (SSA)
ກໍານົດເວລາສໍາລັບການແຈກຢາຍໃຫ້ພະນັກງານແລະຍື່ນກັບ SSA ແມ່ນວັນທີ 31 ມັງກອນຂອງປີຕໍ່ໄປ. ນີ້ແມ່ນກໍານົດເວລາໃຫມ່ສໍາລັບການຍື່ນເອກະສານ SSA ໄດ້ຖືກສ້າງຕັ້ງຂຶ້ນເພື່ອຊ່ວຍຫລີກລ່ຽງການສໍ້ໂກງດ້ານພາສີ. ອ່ານເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບເວລາທີ່ W-2 ແລະ 1099.
ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານໃຫ້ພະນັກງານຂອງເຂົາເຈົ້າໃນຮູບແບບຕ່າງໆໃນຕົ້ນເດືອນມັງກອນ, ດັ່ງນັ້ນເຂົາເຈົ້າມີເວລາທີ່ຈະກວດເບິ່ງພວກເຂົາເພື່ອປ້ອງກັນຄວາມຜິດພາດ.
03 - ກວດເບິ່ງໃບຄໍາຮ້ອງ Employee W-4
ນາຍຈ້າງຈໍາເປັນຕ້ອງມີເອກະສານ ແບບ W-4 ໃນເອກະສານສໍາລັບພະນັກງານທຸກໆຄົນ. ແບບ W-4 ປະກອບມີຂໍ້ມູນທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບການກໍານົດຈໍານວນເງິນທີ່ໄດ້ຮັບຈາກການເກັບພາສີຂອງລັດຖະກອນຂອງລັດຖະບານ, ການນໍາໃຊ້ສະຖານະການສົມລົດ, ຈໍານວນຜູ້ທີ່ຢູ່ອາໄສແລະຈໍານວນເງິນທີ່ເພີ່ມເຕີມທີ່ຈະຖືກປະຕິເສດ.
ແບບຟອມ W -4 ຕ້ອງໄດ້ຮັບການສໍາເລັດໃນການຈ້າງງານແລະໃນເວລາໃດກໍ່ຕາມພະນັກງານຕ້ອງການປ່ຽນແປງ. ພະນັກງານຄວນປ່ຽນແບບຟອມ W-4 ຖ້າຂໍ້ມູນສ່ວນບຸກຄົນຂອງພະນັກງານ (ລວມທັງສະຖານະການສົມລົດແລະຈໍານວນຄົນທີ່ຢູ່ອາໄສ) ປ່ຽນແປງຫຼືຖ້າການປ່ຽນແປງຂອງທີ່ຢູ່ຂອງພະນັກງານ. ພະນັກງານກໍ່ສາມາດປ່ຽນແບບຟອມ W-4 ໃນເວລາໃດກໍ່ຕາມເພື່ອປ່ຽນຈໍານວນເງິນທີ່ ຫັກອອກ.
ແຕ່ລະປີກ່ອນທ້າຍປີ, ນາຍຈ້າງຄວນຂໍໃຫ້ພະນັກງານທັງຫມົດທົບທວນແບບຟອມ W-4 ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວແມ່ນຖືກຕ້ອງ.
ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພະນັກງານມີຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງແລະປະຈຸບັນໃນແບບຟອມ W-4 ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານກະກຽມແລະແຈກຢາຍແບບຟອມ W-2.
04 - ເກັບຂໍ້ມູນເງິນເດືອນສໍາລັບ W-2 ແບບຟອມ
ຫນ້າທໍາອິດ, ທ່ານຈະຕ້ອງການຂໍ້ມູນພື້ນຖານບາງຢ່າງກ່ຽວກັບບໍລິສັດຂອງທ່ານສໍາລັບທຸກຮູບແບບ W-2:
- ຫມາຍເລກນາຍຈ້າງ ຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ
- ຊື່, ທີ່ຢູ່, ແລະລະຫັດ zip ຂອງທຸລະກິດ
- ແລະຫມາຍເລກກໍານົດພາສີຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ
ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ທ່ານຈະຕ້ອງລວບລວມຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບພະນັກງານແຕ່ລະຄົນ, ທັງຂໍ້ມູນສ່ວນບຸກຄົນແລະຂໍ້ມູນບັນຊີເງິນເດືອນ:
- ຊື່ພະນັກງານແລະທີ່ຢູ່ແລະຫມາຍເລກປະກັນສັງຄົມຫຼືຫມາຍເລກ ພາສີອາກອນ ອື່ນໆ
- ຈໍານວນເງິນທີ່ຈ່າຍໃຫ້ກັບພະນັກງານດັ່ງກ່າວ: ຄ່າແຮງງານ, ຄໍາແນະນໍາແລະການຊົດເຊີຍອື່ນໆ
- ຈໍານວນຂອງອາກອນລາຍໄດ້ຂອງລັດຖະບານກາງໄດ້ປະຕິເສດ
- ເງິນຄ່າຮັກສາຄວາມປອດໄພທາງສັງຄົມ (ເຖິງຈໍານວນເງິນທີ່ ສູງສຸດຂອງຄວາມປອດໄພດ້ານສັງຄົມ ສໍາລັບປີ)
- ຄ່າບໍານານ Medicare ແລະຄໍາແນະນໍາແລະພາສີ Medicare ປະຕິເສດ, ລວມທັງການ ຈ່າຍຄ່າ Medicare ເພີ່ມເຕີມ ສໍາລັບພະນັກງານທີ່ມີລາຍໄດ້ສູງ.
- ຄໍາແນະນໍາຂອງພະນັກງານທີ່ ໄດ້ມອບໃຫ້
- ເງິນຊ່ວຍເຫຼືອການເບິ່ງແຍງດູດຊັບທີ່ຈ່າຍແລະ ຜົນປະໂຫຍດ ອື່ນໆທີ່ ຖືກຈໍາກັດຕໍ່ກັບພະນັກງານ
- ສໍາລັບແຕ່ລະລັດທີ່ພະນັກງານເຮັດວຽກ, ຄ່າແຮງງານຂອງລັດແລະຄໍາແນະນໍາທີ່ໄດ້ຈ່າຍແລະພາສີລາຍໄດ້ຂອງລັດໄດ້ຫຼຸດລົງ
- ເງິນເດືອນທ້ອງຖິ່ນແລະຄໍາແນະນໍາທີ່ໄດ້ຈ່າຍແລະພາສີລາຍໄດ້ຂອງທ້ອງຖິ່ນໄດ້ຮັບການຖອນ.
05 - ການທົບທວນຄືນ W-2 ການປຸງແຕ່ງ - ຈະສ້າງ W-2 ຂອງແນວໃດ?
ຖ້າວ່າບໍລິສັດຂອງທ່ານມີໃຫມ່ໃນການຈ່າຍເງິນເດືອນ, ຫຼືວ່າສະຖານະການບັນຊີຂອງທ່ານປ່ຽນແປງບໍ່ດົນມານີ້, ມັນກໍ່ເປັນການດີທີ່ຈະທົບທວນຂັ້ນຕອນຂອງການຊອກຫາ, ສໍາເລັດແລະເຜີຍແຜ່ບົດລາຍງານໃນທ້າຍປີໃຫ້ແກ່ພະນັກງານ. ທ່ານສາມາດ ໄດ້ຮັບແບບຟອມ W-2 ຈາກຮ້ານຈັດການຫ້ອງການ, CPA ຂອງທ່ານ, ຈາກພາສີຫຼືບັນຊີການບັນຊີ, ຫຼືຈາກ IRS.
ຫມາຍເຫດ: ທ່ານບໍ່ສາມາດດາວນ໌ໂຫລດແບບຟອມ W-2 ຈາກ IRS ຫຼືບ່ອນອື່ນໃນອິນເຕີເນັດ. ຄັດລອກ A ຂອງຮູບແບບ W-2 ແມ່ນຢູ່ໃນສີທີ່ສະເພາະຂອງຫມຶກສີແດງແລະບໍ່ສາມາດຖືກຊ້ໍາ. ທ່ານຕ້ອງຍື່ນແບບຟອມ IRS ສະເພາະຂອງການຄັດລອກ A ກັບອົງການປົກປ້ອງຄວາມປອດໄພສັງຄົມ (ນີ້ແມ່ນສໍາເນົາທີ່ທ່ານເກັບແລະຍື່ນກັບ Social Security ໃນທ້າຍເດືອນກຸມພາ).
ນີ້ແມ່ນຕົວເລືອກບາງຢ່າງສໍາລັບການກະກຽມແບບຟອມ W-2:
- ການນໍາໃຊ້ຊອບແວບັນຊີ . ຖ້າທ່ານມີພຽງແຕ່ພະນັກງານຈໍານວນຫນ້ອຍແລະທ່ານໃຊ້ຊອບແວບັນຊີ, ທ່ານອາດຈະສາມາດຊື້ເຄື່ອງທີ່ເພີ່ມເຕີມເພື່ອສ້າງແບບຟອມ W-2 ໂດຍໃຊ້ຊອບແວນີ້.
- ການນໍາໃຊ້ຊອບແວການກະກຽມອາກອນ. ຖ້າທ່ານໃຊ້ໂປແກຼມຊອບແວການກະກຽມສ່ວຍສາອາກອນທົ່ວໄປ, ອອນໄລຫລືໃນ desktop, ແລະທ່ານໄດ້ຊື້ເວີຊັນທຸລະກິດຂອງຊອບແວນີ້, ໃຫ້ກວດເບິ່ງວ່າການປະມວນຜົນ W-2 ແມ່ນຖືກລວມຢູ່. Shirley Elmblad, ຄູ່ມືດ້ານ Software Software, ມີບົດຂຽນກ່ຽວກັບການທົບທວນຊອບແວດ້ານພາສີ
- ການນໍາໃຊ້ແບບຟອມ W-2 ທີ່ຊື້ . ບໍລິສັດທີ່ໃຫ້ບໍລິການສໍານັກງານໃຫຍ່ມີແບບຟອມ W-2 ກ່ອນພິມສໍາລັບການນໍາໃຊ້ກັບຊອບແວໃນ CD ທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດໃສ່ຂໍ້ມູນສໍາລັບແບບຟອມເຫຼົ່ານີ້ດ້ວຍຕົນເອງແລະພິມອອກໃນເຄື່ອງພິມຂອງທ່ານ.
ວິທີການໃດກໍ່ຕາມທີ່ທ່ານໃຊ້ສໍາລັບການສໍາເລັດແລະພິມຮູບແບບ W-2 ຄວນມີ ແບບຟອມສົ່ງ W-3 .
06 - ຕັດສິນໃຈແຈກຢາຍຮູບແບບ W-2 ໃຫ້ແກ່ພະນັກງານ
ເມື່ອທ່ານສ້າງແບບຟອມ W-2, ການຕັດສິນໃຈຕໍ່ໄປຂອງທ່ານແມ່ນວິທີການແຈກຢາຍໃຫ້ແກ່ພະນັກງານ. ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າກໍານົດເວລາສໍາລັບການແຈກຢາຍແບບຟອມ W-2 ໃຫ້ແກ່ພະນັກງານແມ່ນວັນທີ 31 ມັງກອນຂອງປີພາຍຫຼັງປີອາກອນ. ຕົວຢ່າງ: ນາຍຈ້າງຜູ້ທີ່ຕ້ອງໄດ້ແຈກຢາຍປີ 2016 ປີ W-2s ມີເຖິງວັນທີ 31 ມັງກອນ 2017 ເພື່ອແຈກຢາຍໃຫ້ເຂົາເຈົ້າ.
ທ່ານມີສອງທາງເລືອກສໍາລັບການແຈກຢາຍຮູບແບບ W-2 ແບບພິມໃຫ້ແກ່ພະນັກງານ: ສົ່ງອີເມວຫຼືແຈກຢາຍໃຫ້ພະນັກງານໂດຍກົງ. ຖ້າພະນັກງານເລືອກຕົວແບບ W-2 ຂອງພວກເຂົາໂດຍກົງ, ທ່ານອາດຕ້ອງການໃຫ້ນາຍຈ້າງເຊັນວ່າແບບຟອມນີ້ຖືກເກັບຂຶ້ນ, ເພື່ອຫຼີກເວັ້ນຄໍາຖາມກ່ຽວກັບວ່ານີ້ແມ່ນຫຍັງ.
07 - ກວດເບິ່ງຂໍ້ຜິດພາດກ່ອນທີ່ທ່ານສົ່ງ W-2 ແບບຟອມໃຫ້ພະນັກງານ
ເພື່ອຫຼຸດຜ່ອນບັນຫາແລະຕ້ອງສົ່ງຄືນແບບຟອມ W-2 ໃຫ້ກວດເບິ່ງແບບຟອມ W-2 ສໍາລັບຄວາມຜິດພາດ, ການນໍາໃຊ້ລາຍການກວດນີ້. ຂໍ້ຜິດພາດ W-2 ທົ່ວ ໄປລວມເຖິງການໃຊ້ຮູບແບບປີທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ, ບໍ່ລວມເອົາຂໍ້ມູນ, ໃສ່ຂໍ້ມູນໃນກ່ອງທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງແລະບໍ່ສາມາດຢຸດເຊົາການຮັກສາຄວາມປອດໄພທາງສັງຄົມໄດ້ສູງສຸດ.
08 - ການຮຽກຮ້ອງຂອງພະນັກງານສໍາລັບແບບຟອມ W-2 ຊ້ໍາ
ພະນັກງານມັກຫຼອກລວງຫຼືສູນເສຍແບບຟອມ W-2 ແລະພວກເຂົາອາດຈະມາຫາພະແນກການຈ່າຍເງິນຂອງທ່ານທີ່ຮ້ອງຂໍສໍາເນົາສໍາເນົາແບບຟອມ W-2 ຂອງເຂົາເຈົ້າ. ກ່ອນທີ່ທ່ານຈະແຈກຢາຍແບບຟອມ W-2, ພິຈາລະນາວິທີທີ່ທ່ານຈະຈັດການກັບຄໍາຮ້ອງຂໍເຫຼົ່ານີ້:
- ຖ້າທ່ານໄດ້ພິມແບບຟອມພາຍໃນ, ທ່ານສາມາດພິມຄືນແບບຟອມ W-2 ແລະໃຫ້ມັນຫຼືສົ່ງມັນໃຫ້ກັບພະນັກງານ.
- ຖ້າແບບຟອມດັ່ງກ່າວໄດ້ຖືກກະກຽມໂດຍການບໍລິການດ້ານການຈ່າຍເງິນພາຍນອກ, ພວກເຂົາອາດຈະຄິດຄ່າບໍລິການສໍາລັບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການພິມແລະສົ່ງແບບຟອມ. ທ່ານອາດຕ້ອງການທີ່ຈະຄິດໄລ່ພະນັກງານສໍາລັບແບບຟອມທີ່ຊ້ໍາກັນຄັ້ງທໍາອິດຫຼືສໍາຫຼວດທີສອງໃນປີຫນຶ່ງ (ມັນຈະເກີດຂຶ້ນ!).
ບໍ່ວ່າທ່ານຕັດສິນໃຈໃດກໍ່ຕາມ, ມັນເປັນຄວາມຄິດທີ່ດີທີ່ຈະຕິດຕໍ່ກັບນະໂຍບາຍຂອງທ່ານກ່ຽວກັບແບບຟອມທີ່ຊ້ໍາກັນກັບພະນັກງານ. ມີຄ່າທໍານຽມສໍາລັບແບບຟອມທີ່ຊ້ໍາກັນອາດເບິ່ງຄືວ່າມີຄວາມຮຸນແຮງ, ແຕ່ມັນອາດຈະຕັດລົງໃນຈໍານວນຮູບແບບສູນເສຍທີ່ທ່ານຕ້ອງແກ້ໄຂ.
09 - ຍື່ນແບບຟອມ W-2 ແລະ W-3 ກັບອົງການປົກຄອງຄວາມປອດໄພສັງຄົມ
ຫຼັງຈາກທ່ານໄດ້ຕັດສິນໃຈສ້າງແບບຟອມ W-2 ແລະໄດ້ແຈກຢາຍແບບຟອມເຫຼົ່ານີ້ໃຫ້ກັບພະນັກງານ (ໃນວັນທີ 31 ມັງກອນຂອງປີພາຍຫຼັງປີອາກອນ), ການຕັດສິນໃຈຕໍ່ໄປຂອງທ່ານແມ່ນກໍານົດວິທີການຍື່ນແບບຟອມເຫຼົ່ານີ້ກັບ SSA (Social Security Administration - SSA) ທີ່ຢູ່
ແບບຟອມ W-2 ທັງຫມົດຕ້ອງໄດ້ຖືກຍື່ນກັບອົງການປົກປ້ອງສັງຄົມ, ພ້ອມກັບແບບສົ່ງ W-3 . ສອງທາງເລືອກສໍາລັບການສົ່ງແບບຟອມເຫຼົ່ານີ້:
- ທ່ານສາມາດ ຍື່ນເອກະສານອອນໄລນ໌ ຢູ່ພາກທຸລະກິດອອນລາຍທຸລະກິດຂອງເວັບໄຊທ໌ປະກັນສັງຄົມ. ທ່ານຈະຕ້ອງລົງທະບຽນຄັ້ງທໍາອິດ, ຫຼັງຈາກນັ້ນຈົ່ງເຮັດສໍາເລັດແບບຟອມທີ່ເຫມາະສົມ. ຖ້າທ່ານຍື່ນເອກະສານອອນໄລນ໌ກັບ BSO, ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງປະກອບແບບຟອມ W-3.
- ທ່ານຍັງສາມາດສົ່ງແບບຟອມ W-2 ແລ້ວພ້ອມກັບແບບຟອມ W-3 ກັບອົງການປົກປ້ອງຄວາມປອດໄພສັງຄົມ.
ນີ້ແມ່ນຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບວິທີການ ກຽມແບບຟອມ W-3 .
10 - ກວດເບິ່ງກົດລະບຽບຂອງລັດສໍາລັບການກະຈາຍຮູບແບບ W-2
ເມື່ອທ່ານຈົບແບບຟອມ W-2 ສໍາລັບພະນັກງານ, ສ່ວນນຶ່ງຂອງແບບຟອມນັ້ນ (ສໍາເນົາ 1) ຖືກກໍານົດໃຫ້ສົ່ງໄປຫາລັດທີ່ພະນັກງານເຮັດວຽກ. ຖ້າພະນັກງານເຮັດວຽກຢູ່ຫຼາຍລັດຫນຶ່ງ, ທ່ານຈະຕ້ອງສົ່ງແບບສໍາເນົາຂອງແບບ W-2 ໄປແຕ່ລະລັດ.
ແຕ່ລະລັດມີຂໍ້ກໍານົດທີ່ແຕກຕ່າງກັນສໍາລັບການຍື່ນແບບຟອມ W-2 ແລະແບບຟອມສົ່ງຕໍ່. ກວດສອບກັບອໍານາດການພາສີຂອງລັດຫຼືພະແນກລາຍຈ່າຍຂອງລັດເພື່ອຮຽນຮູ້ຂໍ້ກໍານົດຂອງລັດ.
ການປັບປຸງ: ຫລາຍໆປະເທດແມ່ນສອດຄ່ອງກັບວັນທີໃຫມ່ກ່ອນວັນທີ 31 ເດືອນມັງກອນທີ່ສໍາລັບການຍື່ນ W-2s ກັບ SSA.
ອ່ານເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບ ພາສີອາກອນຂອງລັດ.